採用担当者必見！初めての外国人採用：入社前後の手続きと必要書類

外国人の採用は、国内採用とは異なる複雑な手続きが必要です。入社前の在留資格の確認から、入社後の各種届出まで、採用担当者が知っておくべきポイントを分かりやすく解説します。

この記事を読めば、外国人採用の際の不安や疑問を解消し、スムーズな手続きが可能になります。外国人採用を成功させるための必読ガイドとして、ぜひご活用ください。

採用した外国人が入社する”前”に行う手続き

外国人を採用する際、入社前にはいくつもの重要な手続きが必要です。在留資格の確認から労働契約の締結まで、採用プロセスを円滑に進めるためのポイントを解説します。これらの手続きを適切に行うことで、法的な問題を避け、新しい従業員のスムーズな入社を支援できることでしょう。

海外在住者の場合

海外在住者を採用する場合、特有の手続きが必要です。

まず、在留資格認定証明書の申請が必要となります。これは、採用予定者が日本での就労が可能であることを証明するものです。採用予定者本人または受け入れ企業や行政書士等が 、在留資格認定証明書交付申請書を提出して申請を行います。

必要な書類：労働契約書、企業の事業内容説明書など
申請先：申請人の予定居住地または受け入れ企業等の所在地を管轄する入国管理局

申請には、複数の書類が必要になります。また、この手続きには1〜3ヶ月ほどの時間がかかるため、早めの準備が重要です。

さらに、採用予定者は就労ビザを申請する必要があります。

必要な書類：在留資格認定証明書、パスポートなど
申請先：日本大使館や領事館

これらの手続きを通じて、海外在住者の日本での就労が可能となります。企業側としては、これらのプロセスをサポートし、採用予定者が円滑に日本へ入国できるよう支援することが望まれます。

海外在住・国内在住共通

海外在住者と国内在住者を問わず、外国人採用には共通の手続きがあります。重要なのは、採用予定者の在留資格が就労を許可しているかの確認です。在留カードやビザの種類によって、就労が可能な範囲は異なります。例えば、留学ビザを持つ人は、週28時間以内の就労が許可されていますが、フルタイムでの就労はできません。また、就労ビザの種類によっては、特定の職種や活動に限定されることもあります。なお、在留資格の種類が「永住者・定住者」「日本人の配偶者」の場合、職種の制限はないので改めて就労ビザを取得する必要はありません。このため、企業は採用予定者の在留資格を正確に理解し、適切な職種を提供する必要があります。

さらに、労働契約を締結する際には、契約内容を採用予定者が理解できる言語で明示することが重要です。これにより、将来的な誤解やトラブルを防ぐことができます。

また、在留資格の変更や更新が必要な場合は、その手続きをサポートすることも企業の責任です。これらの手続きを適切に行うことで、外国人従業員との円滑な関係構築につながります。

特定技能の場合の注意点

特定技能ビザを持つ外国人を採用する際には、いくつかの重要な注意点があります。

まず、特定技能ビザは特定の職種や業種に限定されており、これらの範囲外での就労は許可されていません。したがって、企業は採用予定者が持つビザの種類と、提供する職種が適合しているかを確認する必要があります。また、特定技能ビザは、一定のスキルや経験が必要とされる場合が多いため、採用プロセスにおいてこれらの要件を満たしているかの確認も不可欠です。

さらに、特定技能ビザを持つ従業員については、企業がサポートプランの提供することが義務付けられています。これには、日本での生活サポート、言語研修、職場でのキャリアサポートなどが含まれます。企業はこれらのサポートを計画し、実施することで、従業員の日本での生活とキャリアの安定を支援する必要があります。

最後に、特定技能ビザの更新や変更に関する手続きも重要です。ビザの有効期間や更新条件を事前に確認し、必要に応じて更新手続きをサポートすることが求められます。

これらの手続きを適切に行うことで、従業員の就労継続を支援し、企業としての法的責任を果たすことができます。

採用した外国人が入社した”後”に行う手続き

外国人従業員が入社した後には、さまざまな手続きが待っています。雇用保険の加入から健康保険・厚生年金の手続き、ビザの更新まで、これらを適切に行うことが企業の責任です。これらの手続きをスムーズに進めることで、従業員の安心と企業の信頼性が高まります。

雇用保険

外国人従業員を採用した後、最初に行うべきは雇用保険への加入手続きです。雇用保険は、失業時の給付や職業訓練を支援するための制度で、全ての従業員が加入することが法律で義務付けられています。手続きは、従業員が入社した日から10日以内に行わなければなりません。

必要な書類：従業員の在留カードやパスポートのコピー、雇用契約書など
申請先：最寄りの公共職業安定所（ハローワーク）

また、企業側が用意する書類としては、事業所登録が必要な場合もあります。この手続きを怠ると、罰則が科せられる可能性もあるため、迅速かつ正確に対応しましょう。

健康保険・厚生年金

外国人従業員が入社した後、重要な手続きの一つが健康保険と厚生年金への加入です。健康保険は、病気やケガの際に医療費の負担を軽減し、厚生年金は老後の生活を支えるための制度です。

加入手続きは、従業員が入社した日から原則として5日以内に行う必要があります。

必要な書類：従業員の在留カードやパスポートのコピー、雇用契約書、健康保険・厚生年金加入申込書や賃金台帳のコピーなど
申請先：日本年金機構ならびに健康保険組合

これらの手続きを適切に行うことで、従業員は日本での生活において重要な保障を受けることができます。

また、外国人従業員が日本での生活に慣れるまで、健康保険や厚生年金のシステムについて説明し、理解を助けることも企業の重要な役割です。これにより、従業員は自身の権利と義務を正しく理解し、安心して働くことができます。

ビザの更新

外国人従業員が安心して働き続けるためには、ビザの更新手続きが欠かせません。ビザの有効期限が近づいてきた場合、更新手続きを行うことで、従業員は引き続き日本で合法的に働くことができます。この手続きは、ビザの有効期限の3ヶ月前から1ヶ月前までに行う必要があり、期限を過ぎると在留資格が失効してしまうため、タイミングが非常に重要です。

必要な書類：従業員の在留カード、パスポート、雇用契約書、給与明細など
申請先：出入国在留管理局

また、企業側で用意する書類としては、従業員の職務内容や勤務状況を証明する書類が求められることがあります。これらの書類を揃えて提出することで、ビザの更新が行われます。

企業としては、従業員がビザ更新の手続きをスムーズに行えるようサポートすることが重要です。また、ビザ更新の手続きを通じて、従業員の職務適合性や勤務実績を再評価する機会となります。これにより、企業は従業員の能力や貢献度を正確に把握し、適切な人材管理を行うことができます。

外国人採用の手続きで困ったら活用したいサービス

外国人採用の手続きは複雑で、時には専門的な知識が必要になることもあります。そんな時は、労務管理や申請手続きの代行業者、無料の人材管理ソフトやホームページを活用することで、手続きの負担を軽減しましょう。

労務管理や申請手続きの代行業者

外国人採用における労務管理や申請手続きは専門的な知識を要するため、代行業者の利用が非常に有効です。これらの業者は、就労ビザの申請や更新、社会保険の手続き、労働契約の作成など、外国人採用に関わる様々なプロセスをサポートしてくれます。特に、ビザ申請に関しては、複雑な手続きや必要書類が多いため、専門家に依頼することで、スムーズかつ正確な申請が可能になります。

また、労務管理に関しても、外国人従業員特有の問題や法律的な側面を理解している専門家に相談することで、トラブルを未然に防ぐことができます。例えば、外国人従業員の労働条件や福利厚生の適用、労働法規の遵守など、企業が把握すべきポイントを的確にアドバイスしてくれます。

代行業者を利用する際は、その業者が外国人雇用に関する豊富な経験と知識を持っているかどうかを確認することが重要です。また、コストとサービス内容を比較検討し、企業のニーズに最適なサービスを選択することが望ましいです。

利用可能な無料の人材管理ソフトやホームページ

外国人採用の管理を効率化するためには、無料の人材管理ソフトやホームページの活用が非常に有効です。これらのツールは、採用プロセスの各段階をデジタル化し、手続きの簡素化と迅速化を実現します。例えば、応募者の情報管理、面接のスケジューリング、従業員の勤怠管理など、日常的な業務を自動化することが可能です。

特に、外国人従業員の情報を一元管理できるソフトウェアは、ビザの有効期限の追跡や更新手続きのリマインダー機能を備えていることが多く、ビザの更新忘れを防ぐためにも役立ちます。また、多言語対応のツールを選ぶことで、外国人従業員とのコミュニケーションもスムーズに行えるようになります。

これらの無料ツールの中には、労務管理に関する基本的な知識や法律情報を提供するものもあり、初めて外国人を採用する企業にとって有益な情報源となります。ただし、無料ツールは機能に限りがある場合もあるため、企業の規模やニーズに応じて、有料のプロフェッショナルサービスを検討することも重要です。

無料の人材管理ソフトやホームページを選ぶ際には、セキュリティの強度、ユーザーインターフェースの使いやすさ、カスタマイズの柔軟性などを考慮することが肝心です。また、外国人採用に特化した機能が備わっているかどうかも、選定の重要なポイントとなります。

まとめ

この記事では、外国人採用における入社前後の手続きと、困った際に活用できるサービスについて詳しく解説しました。

入社前には在留資格の確認や労働契約の締結が重要であり、入社後は雇用保険や健康保険・厚生年金の手続き、ビザの更新が必要です。また、労務管理や申請手続きの代行業者、無料の人材管理ソフトの利用が、これらの複雑なプロセスを効率的に進めるための鍵となります。

外国人採用を成功させるためには、これらの手続きを適切に行うことが企業に求められる責任であり、その過程で得られる多様性と能力は、企業の成長に大きく貢献します。

よくある質問

Q1: 外国人雇用の手続きをする際、ハローワークでは何が必要ですか？

A1: ハローワークでの外国人雇用手続きには、雇用保険への加入手続きが含まれます。必要な書類には、従業員の在留カードやパスポートのコピー、雇用契約書などが必要です。また、企業側で事業所登録が必要な場合もあります。

Q2: アルバイトとして外国人を雇用する際に必要な書類は何ですか？

A2: アルバイトとして外国人を雇用する際には、在留カードのコピー、パスポートのコピー、労働契約書が必要です。また、在留資格がアルバイトを許可しているかの確認も重要です。資格外活動許可が必要な場合は、その許可書のコピーも必要になります。

Q3: 外国人を雇用する際に一般的に必要な書類は何ですか？

A3: 一般的に外国人を雇用する際には、在留カードやパスポートのコピー、雇用契約書、給与明細などが必要です。ビザの種類によっては、追加の書類が必要になる場合もあります。例えば、特定技能ビザの場合は、技能を証明する書類が必要になることがあります。

Q4: 外国人を雇用するためにはどのような資格が必要ですか？

A4: 外国人を雇用するためには、その人が就労を許可されている在留資格を持っている必要があります。例えば、技術・人文知識・国際業務ビザ、特定技能ビザなどがあります。在留資格によって許可されている職種や活動内容が異なるため、雇用前に在留資格を確認することが重要です。