SYNERGY

杉原活動記
2017/10/21 (土)
杉原里志

日記:FAXと奮闘

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ようやく、FAXが
ペーパーレス化されました。

ここ最近はFAXとの
戦いの日々。

シナジーは、
事業やサービス数が多いため、

社内でも
このサービスや問い合わせは
誰が担当なのか?

という疑問が
山のようにある。

 

近年は会社に電話するよりも、
携帯電話に直接連絡が入る
時代なので、

電話の日常的な取次業務は
随分と楽になっていますが、
それでも新規の問い合わせは、
誰が受けるのかを判断するのが
なかなか大変です。

 

 

FAXについても同じで、

例えば、

商工会議所からFAXが
届くとしても、

商工会議所青年部会員
であれば、杉原

商工会議所青年部OB
であれば、社長、副社長

商工会議所理事
であれば、社長

青年会議所
であれば、別の社員

 

これがご丁寧すべて
自分のトレーに入れられている。

 

○○会議所と入ると、
青年会議所と入っていても、
すべて自分のトレーに入る。

これは、
そうではないのだと、
丁寧に仕分けていく。

 

FAXや書類になると、
一事が万事、
こんなこととの戦いとなる。

自分がやるべき仕事に
集中しよう

という
浜口さんの話が
心の底から染み入ります。

 

 

これについては
笑い話で済むのだけれど、

大変なのがFAXが

届いているのか、
届いていないのかが

全くわからないということ。

 

 

21世紀にもなって、
20世紀の遺品だと思っていた
FAXは未だ大活躍しており、

発注書や報告書の多くは
FAXでやり取りされています。

 

 

この
届いているか、
届いていないか、
わからないFAXを探し求める旅。

届いていても、
すでにファイリングされていて
記憶にないと皆は言う。

誰に聞いても、
たどり着かない。

しかも、
別のファイルなどに
綴じられていたりするから、

富士の樹海で
迷子を探すようなものになる。

 

 

見渡してみれば、
社内はこんなムダなことで
溢れていたりします。

FAXを電子化する。

たったこれだけのことを、
随分と遠回りして
ようやく改善するのだから、

イノベーションとか、
言っている場合じゃないです。

 

 

フェイスブックで
FAXに困っているというと、
多くの人が既に
この問題には対応済みだという。

時代に置いて行かれてたのだと
実感しますねぇ。

発注書が
届いているか
届いていないか
確認しないといけないのは、

月末月初の、
経理も担当も
切った張ったで
ピリピリしているとき。

 

そんなところで、
FAXの迷子探しのインタビューに
時間をとるのは、
誰から見てもかなりバツが悪い。

この不毛なやり取りから
開放される期待感で
胸がいっぱいの土曜日を
迎えた清々しい、朝。
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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