SYNERGY

杉原活動記
2017/11/15 (水)
杉原里志

一発ミスで4億円のトラブル

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千葉・印西市の固定資産税ミス
新たに3件 4億3300万円返還へ

印西市が固定資産税などの
評価基準を間違えて
同市内の事業所から
過剰徴収していた問題で

 

新たに大型事務所ビル3棟で
過剰徴収していたと発表がありました

 

3棟の過剰徴収額は
計約3億3550万円

 

市は加算金(利子)
約9750万円を含めた
約4億3300万円を
ビル所有者に返還するとのこと

 

市は返還のための
補正予算案を12月議会に提案するようです

 

この課税ミスは
鉄骨構造のビルを税率の高い
鉄骨鉄筋コンクリート構造の家屋と
取り違えたことが原因なのだそうです

 

市は同様のミスが他にないか調べ
平成6、7年建造の
ビル3棟についてミスが発覚

 

新築当初から
過剰課税が続いていたが
市の要綱により9年度以前分は
返還されないとのこと

 

東広島市の市の予算は
751億円ですが
4億円ほど間違っていたので
返済しようとするとかなりの負担です

 

議会で相当叩かれるでしょうね

 

想像がつくだけに
担当部長には気の毒な気もしますし
何億円も税金を支払っていた人にも
気の毒な内容です

 

 

 

こういった仕事には安定性が重要です
また、経営の安定性の土台は
仕事の安定性の積み重ねでできています

 

人間は不安定な生物です

 

そんな不安定である存在の
人が仕事をする限り
仕事は不安定であり続けてしまいます

 

だからこそ仕組みにすることを
考えなければなりません

 

たとえば
「会社に戻ったらすぐに資料をお送りします」

 

といって打合せを終えて
先方から催促が来るまで
忘れてしまう

 

このようなうっかりミスを犯す人は
周りを見渡しても少なくないものです

 

そういう人たちは
ミスに気づいた瞬間は反省するものの

 

その反省が終わるとまた日常に
逆戻りしがちです

 

それでは、自然にミスをします

 

物忘れが多いひとの共通点は

これくらいのことなら
メモをしなくても大丈夫
という過信があります

 

つまり
記憶に頼ってしまう

 

こうしたミスを減らすためには
まず記憶より記録が大切です

 

頭でミスをしないように
と考えるだけではなく
実際のアクションがとれるか

 

この場合メモ帳に
赤ペンで動作を書いておくとか

 

TODO管理アプリにその場で登録する
とか自分宛てのメールを送るなどの
ひと手間によって自分の記憶に頼らない
状態にすることができます

 

そのひと手間が仕組みといえます

 

このように過信とミスの関係は
仕事で直面する様々なミスにもいえます

 

たとえば、このブログで
誤字を見過ごしてしまうのは

 

「丁寧に書いたからミスをしないだろう」

 

と考えて読み直しを怠ることが原因です

 

だとしたら、
「公開を押す前に必ず文章を推敲する」
という「仕組み」をつくる
という方法があります

※書いてて心が痛いです(TдT)

 

 

 

とはいえ、私たちはみんな人間なので
完璧な予防策があるわけではありません

 

だからこそ、一回ミスが起きたら
その都度「原因」を考えて
ただ反省するだけではなくて
「仕組み」という形で対策を考える
ことが肝心です

 

さらに言えば、その仕組みを
継続的に続けられるような
形まで落とし込むことが大切です

もし、モノ忘れを防ぐために
スマホのメモアプリを使おうと決めたら

 

それを習慣化できるように
スマホのホーム画面で
最も押しやすい場所にアプリを
移動させるといったひと手間をかける

 

そこまでやって
仕組みといえるようになります

 

さらにこの考え方を
突き詰めていくと
究極的には次のような
発想に変わってきます

 

ミスが起きるのは
仕組みが悪かったから

 

つまり、「仕組み」がなかった
もしくは「仕組み」に抜けが
あり、ミスが防げなかったと
思えるようになります

 

ミスやタスク整理が必要になるのは
アウトプットできる量に対して
インプット量が多すぎるので
整理をする必要があるということ

 

そして仕組み化することで
アウトプット量を
多くするということもできます

 

仕組み化すれば
「人に仕事を任せる」
こともできます

 

いちいち教えるよりも
自分でやるほうが早い!

 

自分がそうだったように
この考えでなんでもかんでも
仕事を抱えてしまう人は

 

充実感もあって
それはそれで楽しいのですが
そんな仕事がどんどん増えていくと
いつかパンクしてしまいます

 

特に会社内では
自分が簡単にできる仕事は
本来徐々に手放していき
難易度の高い仕事や
新しい領域の仕事に切り替えていく

 

「仕事のバージョンアップ」

 

を定期的に図らないと
成長することができません

 

そうしないと、いつまで経っても
抱える仕事は似たようなものになりますし

 

それは自分だけではなく
最悪は自分たちの後輩たちの成長の
障害になることもありますので

 

リーダーは自分の
手を動かすことよりも
仕組みが機能しているかどうか
しっかりとチェックする必要があります

 

作業に逃げ込まないように
しないといけないわけですね
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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