SYNERGY

杉原活動記
2018/01/26 (金)
杉原里志

仕組み化が進まない理由

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業務とは、どうしても
属人化しやすい側面があります。

それにしても、なぜ組織にはこんなにも
属人化が生じてしまうのでしょうか。

 

理由は個人の動機によるものや
仕事場の環境面などいくつかの
理由が考えられます。

 

今日は、なぜ属人化するのかを
いくつかのパターンに分けて考えます。

 

 

地位の保守

自身の知識を共有することにより
自分の仕事が奪われ
いまの地位が脅かされると
考えている人間が意図的に
マニュアルを破棄し
仕事を属人化させて
しまうことがあります。

 

属人化の状態は仕事を
任せられている人間にとっては
自分の価値が
高まっている状態とも言えます。

 

そのため自分の価値を
損なわないように
情報の共有化を拒む可能性が
出てきてしまうのです。

 

 

ミス隠し

担当者が発生させた
重大ミスを隠すために
仕事を属人化していることも
あります。

 

属人化することで客観的な
チェックが働かないように
している場合もあります。

 

 

多忙

担当者が多忙なため仕事を標準化
できていない可能性があります。

 

「自分で仕事をした方が速く終わる」
ため、仕事を周囲に回しません。

 

その結果、仕事が属人化していきます。

 

マニュアルを作ろうにも
時間がないという場合もあります。

 

 

属人化を防止する対策の不在

そもそも最初から
マニュアルが無いなど
属人化を防止する対策の
不在による属人化もあります。

 

これは、手探りで業務をはじめた
人の場合に多く見られます。

 

 

属人化が生じてしまう要因には

 

自分の地位の保全
ミス隠しのような意図的なものから

 

多忙マニュアルの不備など
意図的ではないものまで様々です。

 

それでは、こうした属人化を解消し
防止していくためには
どうするのがいいのでしょうか。

 

 

属人化の対義語は、標準化です。

属人化の解消とは
マニュアル化、仕組み化を進め
標準化を達成することを意味します。

 

1.属人化に関する問題意識の確認

属人化を解消するために
まず確認しておかなければ
ならないことがあります。

 

それは、属人化に責任者やチームが
問題を感じているかどうか。

 

問題が共有されているのであれば
話は早いのですが
共有されていない場合は
まず問題の共有からスタートします。

 

 

2.決裁権者と問題意識の共有

属人化を防ぐのは基本的に
マネジメント側の仕事になります。

 

しかし、経験上マネジメント側は
属人化が起きている現場を
よく知らないものです。

 

なぜかというと
マネジメント側は
普段から考えているのは
業績のことだからなんです。

 

利益を上げることに心血を注ぐあまり
仕事の標準化にまで手が回らない
ことがほとんどです。

 

しかし、属人化が経営にまで
悪い影響を及ぼすリスクは
見逃せませんよね。

 

そのため、標準化を達成するために
決裁権のある人間と問題意識を
共有することから始めなければ
なりません。

 

属人化により仕事を囲い込んでいる
人間を巻き込むためにもこれは
最も重要な活動になります。

 

 

 

属人化している業務を
標準化して喜んでくれる
仲間は多くはありません。

 

なぜなら、マニュアル化、標準化は
作る側の人間からすれば
自分のためにやることではないからです。

 

マニュアル化、標準化は、
基本的には

チームのため
会社のために行うもの。

 

ベテラン社員が喜んで
標準化を進めてくれるとしたら
その社員は会社にとって大切な
存在になります。

ベテラン社員は
自分のノウハウを出し惜しんだり
作業の標準化を理由をつけて
行わないものだからかです。

 

しかし、そんなときでも
マニュアル化をすすめてくれる
存在が新入社員です。

新入社員は
何もかもがわかりません。

 

その、何もかもがわからない
新入社員がとるメモを
マニュアル、作業標準として
活用することで

 

社内の業務は徐々に標準化
されていきます。

 

採用活動は、そういった意味でも
会社の組織化を強化・推進するわけです。

 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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