SYNERGY

杉原活動記
2018/01/29 (月)
杉原里志

タスク管理

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デビッド・アレン氏の“GTD”という考えで
広まった週次レビュー。

GTD は
Getting
Things
Doneの頭文字で

「物事を完了させる」といった意味があります。

やるべきことを、どんどんとこなしていく
タスク管理術です。

GTDでは「気になること」をすべて
頭の外に追い出す、ことを重視します。

 

「気になること」が脳の中にあると
脳の一部を占拠してしまいます。

 

そのため、気になることをすべて
書き出すなどして頭から追い出すと
脳のメモリーが解放されて
目の前のタスクに全力で集中できるようになる
というものです。

 

その頭から追い出す作業を
1日、もしくは1週間単位でやることを
レビューなどと呼びます。

 

レビューとは本来は「再検討する」
という意味で、簡単に言えば
「ふり返る」ことです。

 

仕事をより効率的に
より効果的に遂行するため
週に一度は自分の今の仕事を
棚卸しする時間を設けようという考えが
週次レビュー。

 

日々の流れの中で比較的スピーディーに
行う日次レビューに比べて

 

週次レビューはどちらかというと
一週間単位、あるいはもっと長い期間に
わたる計画を練る場でもありますので

 

毎週最低でも1時間
きちんとやろうとすれば4時間は必要です。

 

何度もやっていますが、本当に4時間くらい
かけて行わなければ形になりません。

 

そのためのまとまった時間を確保したうえで
さまざまな誘惑に負けずに週次レビューを
完遂するのは簡単ではありません。

 

うまい方法があるのではないかと
様々な角度から挑戦しましたが
結局はこの方法に戻ってきました。

 

自分も「今週はまあいいか。」と
流してしまうことが多々あり
せっかくまとまった時間がとれる
チャンスがあったにもかかわらず

 

週末の時の狭間に現実逃避行をして
混乱が収拾しないままに
新しい週を迎えてげんなりする
ということを繰り返していました。

 

さすがに手を打たなければいけないと考え
レビューを丁寧にしていくという活動を徹底
することにしました。

 

 

タスク管理について自分自身は
Nozbeというクラウドシステムを
かれこれ10年くらい利用しています。

 

具体的なNozbeの使用感ですが
使っていていつも感謝するのが
Googleカレンダーとの同期です。

 

最初に設定さえしておけば
Nozbeで日付や時刻を指定したタスクは
Googleカレンダー上にも、同じ日付や
時刻に自動的に登録されます。

 

前日や、開始時間が近づけば
自動的にスマホにアラートがきます。

 

日付が入ったタスクは
締め切りがあるものなど
重要度が高い場合が多く

 

そうしたタスクを、必ず思い出せるので
日付を忘れていたなどのミスが
本来であれば生まれません。

 

週次レビューはこのNozbeと
Googleカレンダーと向き合うのが中心
になります。

 

Nozbe上で、翌週実行すべきタスクに対して
日付を一つ一つ設定していきます。

 

これも週次レビューの中で最も重要なタスクです。

 

NozbeはGoogleカレンダーと連携できるので
適宜Googleカレンダーで全体を
確認しながら進めていきます。

 

具体的な手順は以下の通りです。
Evernoteからのコピペですが
いつも手順がぐちゃぐちゃになりがちなので
これを見ながら週次レビューをすることにしています。

 

具体的な週次レビューのステップ

【来週の行動計画を作り出す】

 

【TODOをあぶり出す】
[ ] Googleカレンダーを開き、土曜日を軸に2週間先のスケジュールを眺める
①予定を確認
[ ] 予定が重なっているものを見つけ、一つに絞る
[ ] 行き先を確認
・その日のことを想像する
・必要資料、TODOを洗い出す
[ ] Nozbeに入れる
②[ ] 外食スケジュールを確認して、カレンダーにコピーし、外食を妻と共有
③[ ] 来客があれば、社内の場所をシステムで予約する
④[ ] 移動時間を入力
⑤[ ] もう一度、スケジュールに対する【やること】を洗出し、Nozbeに入れる

 

[ ] EvernoteのInboxを空にする
本来であれば、日次レビューにおいてInboxを空にするべきだが、残っているファイルがあれば
必要な場所に振り分ける

 

[ ] 議事録アプリ、Signを確認
①自分の宿題がないか確認する
②部下に絶対に依頼する行動がないか、確認する
→あれば、Nozbeに入れる

 

[ ] EvernoteのProjectを眺める
①Project内に置き去りになっている仕掛りの仕事がないか探す
→あれば、Nozbeに入れる

 

[ ] 仕事机の書類スライダーの書類をチェックし、
①机書類に置き去りになっている仕掛りの仕事がないか探す
→あれば、Nozbeに入れる

 

【Nozbe】
[ ] タスクの詳細を入力
[ ] タスクにかかる時間と期限を入力
[ ] Evernoteの資料を使用する場合は、日付を入れ、スターを連動させる

 

[ ] 【Nozbe】そのスケジュールを実行するために必要な行動の詳細を洗い出す
①◯◯時の電車に乗る、◯◯の資料を作成)
②【Nozbe】全てのTODOの時間を洗い出す
全てのプロジェクトを覗く

③【Nozbe】洗いだしたNozbeはスケジュール化してカレンダーに反映させる

 

【来週の行動計画を作り出す】
[ ] 行動の詳細は、Googleカレンダーの投入する

 

 

 

これで、すべてのタスクが洗い出され
優先順位がつき、来週以降のやる重要なことの
多くがカレンダー内に存在することになります。

 

当然、細やかなスケジュール化しない
やらないといけないこともありますので
Nozbeを見ることは忘れないように
しています。

 

今朝は寝坊気味だったので
Evernoteの週次レビューのやり方を
ペーストして文量を稼いでいます^^;

 

みなさんは、どうやってタスク管理されていますか?
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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