SYNERGY

杉原活動記
2018/01/30 (火)
杉原里志

手書き仕訳伝票を廃止するのに4年

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いかに無駄なく業務を合理的に
進めるかを考えた時に

社員全員がある一定の
レベル以上に標準化
された
知識やスキルを持つことは

重要な要素になります。

ただし、その実現は容易なことで
はありません。

 

人にはそれぞれに得意領域があり
更に担当する業務によって
得る経験や学びも変わってくるからです。

 

その解決策のひとつとして
考えられるのはあらゆる業務に
マニュアルを用意することですが
その作成や更新に手間がかかって
しまっては元も子もありません。

 

そのためシナジーでは
このマニュアル作成管理ツールを
利用しています。

 

 

 

Teachme Biz【マニュアル作成ツール】

 

年度末や期末が近づいてくると
色々と頭を悩ませることが多くなります。

 

売上目標に対する達成度を
気にする時期でもありますが

 

メンバーが変わったり
会社の方針が変わったり
さらにはオフィスが変わったりと
会社内に変化が起きる時期です。

 

 

ただでさえ忙しいのに
社内の変化に連動して
仕事もどんどん増えていきます。

 

異動が決まった場合や
部下や同じチームのメンバーの
異動が分かっている場合に
一番厄介でとりかかりたくない
ものに業務マニュアルの作成
があげられます。

 

メンバーがいなくなれば
新しい人が来ます。

 

新しく来た人がスムーズに
仕事に順応できる職場を
作り上げるために
業務マニュアルは必須です。

 

ただでさえ忙しいので
引継書に時間をかけている
時間も無いでしょう。

 

 

しかし、分かりやすい
引継書を作成しておかないと
職場は苦労することになります。

 

だからこそ、マニュアルは
平常時から作り続けることが
とても大切です。

 

当社にも今回辞めるメンバーがいます。

 

そのメンバーはいつ自分が
いなくなってもいいようにと
150種類以上のマニュアルを
作成してくれていました。

 

150種類です(^_^;)

 

事細かなマニュアルを自分で
作るだけではなくて、周囲の
メンバーにはたらきかけて
一緒になってマニュアルを
しっかりと準備してくれました。

 

・・・本当にありがたいものです。

 

マニュアルの重要性はわかりつつも
様々な理由をつけて作るのは
つい避けてしまうものです。

 

今回、退職することになりましたが
彼が残してくれるマニュアルは
随分と業務の標準化に役立ちます。

 

 

世の中優秀な人材をフルに活用して
それでも大した利益を出せない
ビジネスをしている企業と

 

 

一方では普通の人材を採用して
時給1,000円くらいで働いてもらい
しっかりとした利益を残している
企業もあります。

 

この差は何でしょうか。

 

おおきく分けると3つ考えられます。

 

非合理的な仕事が多い

 

 

価値の低いサービスが多いか

 

 

または、そのどちらもなのか(T_T)

 

 

 

 

社内で非合理的な仕事の
最たるものに経理業務の
手書き伝票
というものがありました。

 

この21世紀に、
ドンドン会計システムに投入すれば
形になる時代に

 

税理士から手書きを推奨され続け
どうみても不要な業務を永遠に続け
忙しい、忙しいと言っている
時期がありました。

 

信仰者が居る職場ではどうしても
このようなIT化の障害と
なってしまいます。

 

事務というよりは
会計士事務所の指導で
なかなか抜け出せません。

 

手書き伝票を廃止する方法は
実際には難しくありませんでした。

 

 

領収書や請求書などから
手書き伝票を経由しないで
会計ソフトに直接入力するだけ。

 

当社は事業部制を採用しいるので
更に本社勘定を立てるなど複雑に
なっていました。

 

会計事務所の担当者に4年言い続けて
ようやく手書き伝票が廃止されました。

 

 

最近の会計システムは優秀なので
本社勘定をたてる伝票などなくても
しっかりと按分することができます。

 

社内のマニュアルを充実させていくことは
その過程で

 

「それ、いる?」

 

という部分をより浮き彫りにすることが
できる活動になる可能性があります。

 

企業はムダな業務をなくし
生産性を高めなければなりませんが
やっている本人たちは常に本気で
その作業が必要だと信じています。

 

マニュアル化、標準化された流れを
しっかりと確認していくことによって
より高い生産性を追求していかなければ
社内はムダが増えていきます。

 

しっかりとマニュアル化をすすめる
ことで社内のムダを無くして
生産性を追求してください。

 

 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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