SYNERGY

杉原活動記
2018/02/04 (日)
杉原里志

会議の生産性をあげる方法

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最近何かと妹夫婦と
会う機会が増えています。

妹夫婦の結婚式で
余興をやる人がいないから
兄が余興をやってくれという
無茶振りをされたのを思い出しました。

 

かれこれ10年くらい前でしたでしょうか。

 

本当、無茶を言ってくる妹です(T_T)

 

妹の結婚式でプロモーションムービーで
Mr.ChildrenのSignという
曲が使われていました。

 

 

Mr.Childrenがあまり詳しく
ないので、こんな曲もあるのだと思った
のですが、いい曲ですよね。

 

ふと思い出しました。

 

恐ろしいことに既に
2004年の曲なので、発表されて既に
14年も経過しています(T_T)

 

こんなにも時間が流れるのが早いとは。

 

このSignという曲ですが
innocent world
(イノセントワールド)
依頼2度目の日本レコード大賞を受賞。

 

innocent world
高校1年生だったので
記憶に残っていますが
それ以外の曲はあまり詳しくありません。

 

調べるとオリコンチャートでの
登場週数が46週を記録するほどの
ロングセラー。

 

幾つかの記録も持っているようです。

 

記録繋がりでいえば余談ですが
このブログの毎日更新も222日目
となりました^^;

 

ところではなしは変わりますが

シナジーでは”Sign”という
議事録管理ツールを利用していました。

 

 

 

皆さんは会議のとき
議事録を取っていますか?

 

全く取らない人もいれば
テキストファイルでPCに保存する人

 

 

メールで自分宛てに送付する人
Googleドキュメント
Evernoteなどクラウドに
保存する人もいるかもしれません。

 

しかし議事録を書いているときは
議論に集中するのが難しいものです。

 

参加者が各自でバラバラに
議事録を取るのも効率的とは言えません。

 

しかも、自分で保存した議事録は
意外と見返す機会が少ないのでは
ないでしょうか。

 

結構あるのが、せっかく記録した
議事録が後で見つからなかったり
会議の決定事項や宿題を忘れたり
するような経験はみなさんも
あるのではないでしょうか。

 

SIGNという議事録ツール(無料)は
そのような課題を解決してくれ
参加者が議事録を取ることに
囚われない効率的な会議を
サポートしてくれます。

 

参加者全員が同じ議事録を
リアルタイムで確認しながら
会議の決定事項や宿題を把握し
次のアクションに繋げられる
会議を行うことができます。

 

SIGNには、誰でも簡単にわかりやすい
議事録を書くための機能があありますが
それだけではなく

 

会議前の議題・アジェンダ共有
といった準備や

 

会議後の共有・確認の重要性に
改めて気づかせてくれるツールです。

 

こういった議事録ツールを活用して
会議の事前準備・事後確認を習慣として
徹底し、日々の会議の決定事項を
一元管理できるようにするのはおすすめです。

 

安全衛生委員会も、これで様々な議題や
決定事項の引き継ぎなど随分簡単になりました。

 

しかし、そのSignという議事録
管理ツールが2月2日でサービスが
変更となりました。

 

サービス名 「Sign」 → 「GIJI」

今まで無料だったものが
21名以上で利用する場合
1ユーザー500円と有料化されました。

 

20名までであれば
無料で利用することができますので
気になる方はぜひ使ってください。

 

強化されたものは、
ユーザーインターフェイスが使いやすく
なっています。

 

 

議事録を書く

 

直感的な操作で並び替えや
インデント変更ラベル付けなどを
簡単に行え後々テキストでの
エクスポートもできます。

 

 

共有する

作成中の議事録は
各メンバーとリアルタイムで共有されます。

 

会議中に全員で同時編集できるので
会議終了と同時に議事録の共有と
承認を完了できます。

 

今までは利用できなかった写真をつけたり
ファイルを添付することもできますので
単純なテキストの議題(アジェンダ)
としても活用することもできます。

 

参照する

作成された議事録は
日付順でリスト表示されます。

 

過去の議事録を見るために
メールを見返す必要はありません。

 

 

 

 

チームで仕事をすすめるにあたって
業務進捗をしっかりと共有して
課題責任者、期限などを決めて
忘れない状況にしていくのは
とても重要なことになります。

 

 

チーム力を高めるためには
こういった仕事や会議の進捗管理を
しっかりと行うことをおすすめしますし
その会議の記録は「GIJI」などの
ツールをしっかりと利用してみては
いかがでしたでしょうか。
 
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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