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2021年3月
忙しい社長（経営者）のための時間の作り方5選 〜「時間がない」を解決する絶対法則〜
本当に社長は時間がないのか？ 会社のトップである社長は やるべきことがいっぱいで 時間なんて全くない という方がいらっしゃる一方で 数年間海外で生活し 読書や趣味を楽しみながら のんびり次の計画を考えている という方もいらっしゃいます。 これは特定の業種に限った話ではなく どんな業種であっても 現場の仕事から離れ 時間を作り出すことはできます。 本記事では そんないつも忙しい社長に向けて 時間を作る方法や考え方について 紹介します。 目次 社長の時間の作り方① 「業務棚卸し」 業務棚卸しとは？ 業務棚卸しでおすすめのサービス 社長の時間の作り方② 「なくす」 業務をなくすとは？ なくすべき業務の例 社長の時間の作り方③ 「任せる」 業務を任せる 業務を任せるために必要なこと 社長の時間の作り方④ 「時短する」 時短の方法とは？ 社長の時間の作り方⑤ 社長が行うべき仕事を知る 社長が行うべき仕事とは？ 社長が行うべきは経営 社長の時間の作り方① 「業務棚卸し」 業務棚卸しとは？ あなたが先月1ヶ月間で 一番時間を使った業務は何ですか？ この質問にすぐ答えられない方も いらっしゃるのではないでしょうか。 また、1番目は分かっても 2番目・3番目に多い業務 優先度が高い〇〇という業務 成果に結びつかない業務 それぞれの業務時間が すぐに答えられますでしょうか？ これではなぜ自分が今忙しいのか どうやったら時間を作れるのか わからないですよね。 なので、 時間を作りたいと思ったら まず始めに取り組むことが 業務の棚卸しです。 業務の棚卸しとは 今自分がどんな業務に どれくらいの時間を使っているか 見える化することを意味しています。 見える化ができれば 次の章以降に紹介する時間の作り方を 実行に移すことができます。 まずは現状分析してみましょう。 業務棚卸しでおすすめのサービス 業務の棚卸しの方法として おすすめなのが チームスピリットというサービスです。 https://www.teamspirit.com/ja-jp/service/ts/mm.html 業務内容に対して 何時間何分使ったかメモすることで 後で見直したり グラフで表記できたりします。 勤怠管理機能もついているので 社内の勤怠管理と合わせて 誰が何に何時間使っているのか すぐに分かるようになります。 社長の時間の作り方② 「なくす」 業務をなくすとは？ 先程見える化した業務の中に 実はやらなくても問題ない業務が ありませんか？ 例えば 定例になっている会議です。 会議は社長に限らず 多くの人員の時間を使います。 しかし蓋を開けてみると 会議の内容が 資料を見れば分かるような 情報の共有だけであったり 議題とは関係ない雑談が 時間の半分を占めてしまったり 会議に集中せず 自分の仕事をする人がいたり 冷静に見ると無駄なことが たくさんあります。 なくすべき業務の例 ・定例会議 →頻度を下げる ・紙の資料の確認と承認 →電子化を検討する ・移動時間 →オンライン会議システムの使用 オンライン会議システムというと 昨年爆発的に人気になった Zoomがあります。 Zoomについてはコチラの記事を御覧ください。 社長の時間の作り方③ 任せる 業務を任せる 見える化した業務のうち なくせないものは 誰かに任せることを検討します。 任せるべき業務は 誰かが絶対にやらないといけないが 社長がやる必要はないことです。 例えば飲食チェーン店の場合 接客も調理も誰かがやらないと お店は回りませんが 業務自体は誰でもできることですので 社長がやる必要はありませんよね。 営業についても、 別の人に担当を引き継げば 社長が動く必要はなくなります。 （ここぞという場面を除いて） 本記事の5つ目にも紹介しますが 社長は社長にしかできないことに 時間を使うべきです。 他の人でもできることは 任せてしまいましょう。 業務を任せるために必要なこと 業務を任せるためには 当然これまでやってきたやり方を 伝える必要があります。 そこでおすすめなのが 業務をマニュアル化・標準化することです。 口頭で業務を引き継げば楽ではありますが その担当者が次に引き継ぐときに また口頭で1から伝えなければいけません。 マニュアルを作っておくと 1度で複数の人に伝えることができたり 口頭で伝えただけでは 伝わりきらなかったことを 文章や画像や動画で伝えることが できます。 業務を任せる際は マニュアル化・標準化を検討しましょう。 マニュアルツールでオススメなのが Teachme Bizと呼ばれるツールです。 業務手順を画像や動画で表現したい場合 とても便利です。 社長の時間の作り方④ 「時短する」 時短の方法とは 見える化した業務をなくして 任せることを検討しました。 それでもやらないといけなことについては 時短を検討しましょう 時短を行う上でオススメなのが 今流行のDXです。 クラウドツールなどを使って ペーパーレス化したり 電子化することで 業務効率を上げることができます。 社長の時間の作り方⑤ 社長が行うべき仕事を知る 社長が行うべき仕事とは？ ここまで読んで頂いたあなたは 自分が何に時間を使っているかが分かり そのうちどの業務がなくせるか 誰かに任せることができるか 時短することができるか 見えてきたことと思います。 しかしながら 社長が行うべき仕事何か？ 社員に任せるべき仕事は何か？ その線引きに苦労されると思います。 最後に社長が行うべき仕事について 紹介します。 社長が行うべきは経営 結論から申し上げますと 社長が行うべき仕事とは 「経営」です。 経営はトップや幹部の方にしかできない 重要な仕事です。 それでは経営とは何でしょうか？ 経営というビッグワードに関わらず 経営で使う言葉の定義は意外と大切です。 多くの経営者は 曖昧なままにしてしまっていますが、 実は「経営が失敗する大きな原因」が そこにあります。 「経営の意味」が不明確だと 行動も不明確になってしまいます。 「経営しよう」と言った時に、 その意味が人によって違えば、 違う方向を目指し 違う結果を得てしまうからです。 ですから、まず「経営とは何か？」を ハッキリと定義しておきましょう。 しかしながら、 網羅性を重要視し過ぎて 長い定義になってしまっても 実践者である私たちには使えません。 簡潔な定義をしましょう。 経営を理解する時に 最初に考えて欲しいことは 「経営に関わる人は誰か？」ということです。 経営をするにあたって 絶対に必要な登場人物は誰でしょうか？ 経営に関わる人やモノは多いですが、 それらがないと成り立たないという 必要不可欠な登場人物は２人だけです。 それが「会社と顧客」です。 この２人の登場人物が存在すれば 経営は成り立ちます。 そうやってシンプルに考えていくと、 経営とは 「顧客との関わりをつくっていく活動」 と言うことができます。 ですから「顧客との関わり」を 上手に作れた会社は 成功していきます。 これが実践者である起業家が 持つべき最もシンプルな経営の定義です。 こういった活動を優先して 時間を使ってみてください。 まとめ 社長が時間を作るために必要なことは 業務の棚卸し ↓ なくす ↓ 任せる ↓ 時短する それに加えて 社長が行うべき仕事を知ることでした。 これらを実行することで 毎日業務で忙しい状態から 経営をじっくり考える時間を 作り出すことができます。 弊社では 「社長の基本」と題して 社長が行うべき「経営」とは何か？ 基礎基本から分かりやすく セミナーで伝えさせて頂いております。 社長が本当にやらないといけない仕事 社長のあなたにしかできない仕事について 知りたいという方はぜひご参加ください。 詳細はコチラ また、経営の基礎基本を がっつり1年間で身につける 「社長の学校プレジデントアカデミー」 経営の12分野プログラムも開催しております。 気になった方はこちらをクリックしてください。
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