経営者向け
2022/02/04 (金)
シナジー

仕組み化の3ステップ

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経営を仕組み化することは、より安全に会社を経営するために、
必要不可欠な活動です。

それでは、経営者はどのように仕組み化に取り組めばいいのでしょうか?
仕組み化には①仕分け→②仕組み化→③メンテナンスの3つのステップを
踏む必要があります。
順番に詳しく説明していきます。

ステップ1 「仕分け」

仕組み化するためにまずやらなければならないことは、仕事の「仕分け」です。
仕組み化すべき仕事を探して、明確にしましょう。

ここで重要なのは、「社長の仕事」の「仕分け」から取り組むということです。

なぜなら仕組み化は、スタート時点では
「社長が取り組まないと進まない」ことが多いからです。
まず最初に、社長が仕組み化に取り組む時間を作りましょう。

それでは、どのように仕事の仕分けを行えばいいのでしょうか?
私たちがおすすめするのは、仕事の「重要度」「頻度」「緊急性」の
三要素から仕事の優先順位を割り出すことです。

最も仕組み化しやすく効果的なのは、
「重要度が低くて頻度が多い仕事」
「緊急性が低くて頻度が多い仕事」
「重要度が低くて緊急性も低い仕事」です。

まずは自分の仕事を分析し、
上記3つの仕事に多くの時間を奪われていないかチェックしてみましょう。
自分の仕事を分析することは厳しいことかもしれませんが、
将来「ラク」をするために、ここでキッチリ確認しておきましょう。

ステップ2 「仕組み化」

仕事の仕分けが終わったら、実際に仕組みを構築していきましょう。
仕組み化というと難しく考えてしまいがちですが、
最初は5つの簡単な要素を決めるだけで大丈夫です。

【仕組みの5つの要素】
① 何を
② だれが
③ いつ
④ どうやって
⑤ チェックの方法

この5つの要素を決めるだけで、経営は飛躍的に安定します。

ここでのポイントは、入り口と出口を強制力のあるものにすることです。
多くの場合、「④どうやって」ばかりを考えてしまって、
実際にそのアクションを「やりはじめるキッカケ」と
「終了時のチェック」を明確に設定できず、
「仕組みは作ったけど実行されていない」という状態に陥ってしまいます。

仕組みを実践し続けるためにも、やりはじめるキッカケ(入り口)と
終了時のチェック(出口)を明確に設定しましょう。

例えば、ある仕事を始めないといけない1日前にリマインダーのメールが来て、
それに返信しないと上司に報告がいくような仕組みにすると、
やらないといけない状況を作りだすことができます。

ステップ3 「メンテナンス」

仕組みの効果は実践してみないと分かりません。
まずは運用してみて、改良点が出てきたらメンテナンスを行い、
改善していきましょう。

徹底したマニュアル化など、「仕組み化」によって
経営赤字から脱却したことで知られる無印良品では、
仕組みのメンテナンスに特に力を入れています。

例えば、店頭のディスプレイの仕方や商品名のつけ方から、
さらには出店の可否判断の仕方に至るまで、
全ての仕事のノウハウが詰まったマニュアルMUJIGRAM(ムジグラム)。

このMUJIGRAMの特徴は、現場で働くスタッフが「こうだったら、いいのに」と
思ったことを吸い上げ、毎月改善点が盛り込まれる、
「進化し続けるマニュアル」であるということです。

仕組みを機能させるには、一度作った仕組みに固執することなく、
改善し続けることが重要です。

弊社で毎月開催している
社長の学校 プレジデントアカデミーの
2月のテーマは「仕組み化」です。

経営を安定させ、社長に時間を生み出す
仕組みの作り方についてお伝えします。
少しでも気になったという方は下記URLもしくはQRコードより
セミナーの詳細をご覧いただけたらと思います。
>>>https://www.kk-synergy.co.jp/eventinfo/462359/

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