特定技能の定期報告とは？提出手続きをわかりやすく解説！

特定技能外国人の受け入れを始めた企業にとって、１年ごとの定期報告は避けて通れない重要な業務です。

特定技能に関する報告は、企業が外国人従業員の受け入れ状況や労働環境について、出入国在留管理庁へ定期的に報告することが義務付けられています。これまで四半期ごと（年4回）の提出が求められていた定期届出は、2025年4月から「年1回」へと変更されました。

本記事では、定期報告の基本的な内容やその重要性を解説する前に、まず今回の制度変更のポイントについてご紹介します。その後、定期報告の概要や改正内容について、詳しく解説していきます。

定期報告の変更点

定期届出の提出が「年1回」に変更！
これまで四半期ごと（年4回）の提出が必要だった定期届出は、2025年4月1日から「年1回」の提出へと変更されます。

• 新制度スタート：2025年4月1日〜
• 初回の提出期間：2026年4月1日〜5月31日

この変更により、報告業務の簡素化が期待される一方で、1回の報告に必要な情報量が増える可能性もあるため、日々の記録や管理体制をしっかり整えておくことが重要です。

注意点：旧制度（2025年度分）の提出も必要！

新制度が始まるとはいえ、2025年度第4四半期（旧制度分）の届出は、2025年4月15日までに提出が必要です。制度移行期は、うっかり提出漏れが起きやすいため、スケジュールの確認をお忘れなく！

オンライン面談が可能に！

今回の改正では、定期面談についても大きな変更がありました。これまで「対面のみ」とされていた定期面談が、条件付きで「オンライン対応可」となります。

■ オンライン面談の主なルール

• 面談対象者の事前同意が必要
• 面談の録画・保存が義務付けられる（一定期間）
• 年一回以上の対面面談が望ましい
• 初回面談は対面での実施が望ましい

オンライン面談が可能になることで、遠方に住む技能実習生や、スケジュール調整が難しいケースでも柔軟に対応できるようになります。
ただし、運用にはルールがあるため、今後公表されるガイドラインを確認のうえ、適切な対応が必要です。

制度の見直しによって、現場にとっての業務負担は軽くなりつつも、新たに求められる対応も出てきます。支援機関や受入れ企業としては、制度の趣旨を理解しつつ、引き続き安心して働ける環境づくりに努めていきたいですね。

特定技能の「定期報告」とは何か

定期報告の目的と意義

特定技能の定期報告は、外国人従業員の適切な管理と支援を確保するための重要な手段です。この報告により、企業は特定技能外国人の労働条件、健康、福祉の状況を出入国在留管理庁に定期的に提供することが求められます。目的は、外国人従業員が日本で公正な待遇を受け、適切な労働環境のもとで働けるようにすることです。

定期報告は、特定技能外国人の受け入れ企業が直面する可能性のある課題や問題を早期に特定し、解決策を見つけるための基盤を提供します。
また、報告プロセスを通じて、企業は自社の管理体制や支援体制を見直し、改善する機会を得ることができます。

報告の内容には、以下のような項目が含まれます。

• 外国人従業員の雇用状況
• 給与の支払い状況
• 健康状態
• 労働条件　など

これらの情報は、出入国在留管理庁が特定技能外国人の受け入れ状況を監視し、必要に応じて支援や指導を行うための重要なデータとなります。

定期報告は、単なる形式的な手続きではなく、特定技能外国人と受け入れ企業双方の利益を守るための重要なプロセスです。適切な報告を行うことで、企業は外国人従業員の権利を保護し、良好な労働環境を維持することができるのです。

定期報告の対象となる外国人とは

定期報告の対象となるのは、特定技能ビザを持つ外国人従業員です。このビザは、特定の技能を持つ外国人が日本で働くことを可能にするもので、介護、建設、農業など、日本国内で人手不足が顕著な分野での就労が認められています。

特定技能について理解を深めたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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対象となる外国人は、日本での就労を開始してから四半期ごとに、その就労状況や生活状況に関する情報を受け入れ企業を通じて報告する必要があります。

報告を怠ることによる罰則

報告を怠った場合の罰則は、特定技能外国人の受け入れを行う企業にとって重大な影響を及ぼす可能性があります。報告義務を怠ると、出入国在留管理庁からの指導や警告を受けることになり、最悪の場合、特定技能外国人を受け入れる資格を失うこともあるのです。

このような罰則は、特定技能外国人の適切な管理と支援を確保するためのものであり、企業がこの義務を真摯に受け止め、適切な報告を行うことの重要性を強調しています。定期的な報告を通じて、企業は外国人従業員の労働環境や生活状況に関する問題を早期に発見し、改善策を講じることが可能となります。

特定技能の定期報告にも関わる「登録支援機関」とは

特定技能外国人の受け入れにおいて、登録支援機関の役割は非常に重要です。これらの機関は、外国人従業員と受け入れ企業の間で円滑なコミュニケーションを促進し、定期報告のプロセスをサポートします。このセクションでは、登録支援機関がどのようにして特定技能外国人と受け入れ企業を支援するのかを掘り下げていきます。

登録支援機関の役割と責任

登録支援機関は、特定技能外国人の受け入れ企業と外国人従業員の間に立ち、双方が直面する可能性のある課題を解決するためのサポートをします。これらの機関の主な役割は、外国人従業員が日本での生活と仕事にスムーズに適応できるようにすることです。

登録支援機関は、外国人従業員が適切な労働条件のもとで働けるように、また、彼らが直面する可能性のある問題や不安に対処できるように、さまざまなサポートを提供します。支援の一例は以下の通りです。

• 言語の壁を越えたコミュニケーションのサポート
• 生活面でのアドバイス
• 法的手続きの支援　など

また、登録支援機関は定期報告のプロセスにおいても重要な役割を果たします。これらの機関は、報告書の作成や提出に関するアドバイスをし、必要な書類が正確に、そして期限内に提出されるように支援するのです。

このようにして、登録支援機関は特定技能外国人と受け入れ企業の橋渡し役として機能し、双方の利益を守るための重要な役割を担っています。

登録支援機関が行う面談

登録支援機関による面談は、外国人従業員の就労状況や生活状況を把握し、彼らが直面している問題を特定するための重要な手段です。面談を通じて、登録支援機関は外国人従業員の声を直接聞き、必要に応じて適切なサポートやアドバイスを提供することができます。

面談では、労働条件、健康状態、生活環境、職場での人間関係など、外国人従業員の幅広い側面について話し合います。このプロセスは、外国人従業員が直面する可能性のある問題を早期に特定し、解決策を見つけるために不可欠です。

また、面談の結果は定期報告の作成にも役立ち、出入国在留管理庁への報告内容をより正確かつ詳細にすることができます。

特定技能の定期報告の作成と提出

特定技能の定期報告は、外国人従業員の受け入れ状況を適切に管理し、報告するための重要なプロセスです。このセクションでは、報告書の作成と提出に必要な手順、サポートを受ける場合と自社で行う場合の必要書類、そして提出方法について説明します。

登録支援機関の支援を受けている場合の必要書類

登録支援機関の支援を受けている場合、定期報告のプロセスは大きく簡略化されます。登録支援機関は、報告書の作成から提出までの手続きをサポートし、必要な書類の準備や提出方法に関するアドバイスをしてくれるからです。必要書類には、特定技能外国人の受入れ状況、給与の支払い状況、労働条件、健康状態などに関する情報が含まれます。

登録支援機関は、これらの情報を収集し、適切な形式で報告書を作成します。また、報告書には、外国人従業員の就労状況や生活環境に関する変更があった場合の詳細も含めなければなりません。登録支援機関は、これらの情報を正確に、かつ期限内に出入国在留管理庁に提出するためのサポートをしてくれます。

自社で支援を実施している場合の必要書類

自社で支援を実施している場合、定期報告の責任は完全に企業に委ねられます。この場合、企業は特定技能外国人の受入れ状況に関する全ての情報を自ら収集し、報告書を作成しなければなりません。必要書類には、受入れ状況、給与の支払い状況、労働条件、健康状態、そして任意で外国人従業員の満足度や職場での経験に関するフィードバックが含まれます。

企業は、これらの情報を適切な形式で報告書にまとめ、出入国在留管理庁に提出する必要があります。

定期報告書の書き方と提出方法

定期報告書の書き方には、出入国在留管理庁が提供する指定のフォーマットやガイドラインに従うことが求められます。報告書には、１年ごとの外国人従業員の就労状況や生活環境に関する詳細な情報を明確に記載しなければなりません。また、報告書は、指定された提出期限内に出入国在留管理庁に提出する必要があります。

提出方法は、「郵送」「オンライン提出」「窓口への持ち込み」のいずれかです。最近では、オンラインでの提出が推奨されており、これによりプロセスの効率化と迅速化が図られています。企業は、出入国在留管理庁のウェブサイトで提供されるオンラインシステムを利用して、報告書を簡単に提出することができます。

提出期限と問題が発生した際の対処法

提出期限は、翌年度の4月1日～5月31日に設定されます。企業はこの期限を厳守することが求められますが、万が一提出が遅れる場合は、速やかに出入国在留管理庁に連絡し、対処法を相談しなければまりません。問題が発生した場合、出入国在留管理庁は通常、企業に対して指導やアドバイスを提供し、問題解決に向けて協力します。

定期報告は、特定技能外国人の適切な管理と支援を確保するために非常に重要です。企業は、このプロセスを真摯に受け止め、適切な報告を行うことで、外国人従業員の権利と福祉を守る責任があります。

特定技能「定期報告」の書類作成のポイント

定期報告の書類作成は、特定技能外国人の適切な管理と支援のために重要なプロセスです。このセクションでは、報酬や賃金台帳の記載内容、書類作成時のチェックポイント、そして書類の保存と管理の重要性について、具体的なポイントを解説します。

報酬や賃金台帳の記載内容と注意事項

報酬や賃金台帳の記載内容は、特定技能外国人の労働条件の透明性を保証する上で非常に重要です。報酬の部分には、基本給、残業手当、その他の手当など、外国人従業員が受け取る全ての報酬を詳細に記載する必要があります。賃金台帳には、支払われた報酬の日付、金額、そして支払いの根拠となる労働時間などが明確に記録されていなければなりません。

記載する際の注意事項としては、全ての情報が正確であることを確認することが挙げられます。また、賃金の不公平が生じないように、特定技能外国人と同様の業務を行う日本人従業員との間での報酬の比較も重要です。この比較を通じて、外国人従業員が公正な待遇を受けていることを保証することができます。

書類作成時のチェックポイント

書類作成時には、いくつかのチェックポイントがあります。

まず、提出する書類が出入国在留管理庁の要求するフォーマットに沿っているかを確認することが重要です。また、提出する情報が最新のものであること、そして全ての必要なセクションが完全に記入されていることを確認する必要があります。

さらに、書類作成時には、外国人従業員のプライバシーを尊重し、個人情報の保護に十分注意を払うことが求められます。個人情報の取り扱いに関しては、適切なセキュリティ対策を講じ、不必要な情報の開示を避けることが重要です。

書類の保存と管理の重要性

書類の保存と管理は、将来的に発生するかもしれない問題に対処するためにも重要です。定期報告に関連する書類は、指定された期間（通常は少なくとも5年間）保存する必要があります。これにより、出入国在留管理庁からの問い合わせに対して迅速に対応することができます。

書類の管理においては、情報の機密性を保持するための適切な措置を講じることが重要です。電子的に保存する場合には、データのバックアップを定期的に取り、不正アクセスから保護するためのセキュリティ対策を施しましょう。

定期報告の書類作成と管理は、特定技能外国人の適切なサポートと保護を確保するために不可欠なプロセスです。企業は、これらのポイントを遵守することで、外国人従業員との信頼関係を築き、彼らが安心して働ける環境を提供することができます。

 

定期報告が４半期から１年単位に代わったことによるメリット・デメリット

2025年4月の制度改正により、これまで四半期（年4回）ごとに行われていた「特定技能の定期報告」が、年1回の提出に変更されました。
この変更によってどのようなメリット・デメリットがあるのかを整理してみたいと思います。

年1回になったことによる【メリット】

1. 書類準備の負担が軽減！

これまで年に4回提出が必要だった定期報告が1回になったことで、報告書類の準備にかかる事務負担が大幅に軽減されました。支援機関・受入れ機関にとっては、手続きの簡素化は非常に大きなメリットといえるでしょう。

2. 面談のオンライン化で、場所の制約が軽減

定期面談がオンラインでも実施可能となったことで、遠方に住む特定技能外国人とのコミュニケーションがスムーズに。
移動の手間も省け、柔軟な対応が可能になりました。
※定期面談については引き続き3か月に1回以上行う必要がございます。（オンラインでの面談も可能ですが一定に条件がございます。また1年に1回以上は対面での面談が望ましいとされています。また受入れ後初めての面談、および面談担当者変更後初めての面談については対面による面談を実施する事が望まれます。）

一方で気になる【デメリット】も…

1. 顔を合わせる機会の減少による影響

対面型の定期面談が減る事で直接顔を合わせて話す機会が減るものと考えられます。これまでは対面の中で、特定技能外国人の体調や生活の変化、仕事の悩みなど“見えにくい問題”にも気付ける大切な時間となっていましたが、今後はそういた部分が見えにくくなる恐れがございますので、これまでとは違ったコミュニケーション方法を取る事で細やかな変化をキャッチする必要がございます。

2. 日本語学習の機会が減少する可能性も

面談では業務以外の話題、例えば休日の過ごし方や家族のことなど、日常生活に関する会話も行っていました。これらのやりとりが、日本語を実践的に使う場としても機能しているため、面談がオンライン化する事で内容が簡易化し日本語学習の機会が減ってしまう可能性もあります。

こうしたメリット・デメリットを踏まえ支援の質を維持しつつ、制度の柔軟性を上手に活かしていくことが、今後より重要になっていきそうです。
オンライン化する事で想定されるリスクを避ける為にシナジーとしては当面の間、これまで通り四半期ごとに対面式の面談を行います。

まとめ

この記事では、特定技能の定期報告について、その重要性から具体的な作成・提出プロセスに至るまで、企業の採用担当者や人事部の方々が理解すべき要点を解説しました。以下にその要点をまとめます。

特定技能の「定期報告」とは何か：特定技能外国人の受け入れ状況を出入国在留管理庁に報告する義務付けられたプロセスです。この報告は、外国人従業員の適切な管理と支援を確保するために重要です。

登録支援機関の役割：登録支援機関は、特定技能外国人と受け入れ企業の間で円滑なコミュニケーションを促進し、四半期報告のプロセスをサポートします。

定期報告の作成と提出：報告書の作成には、外国人従業員の受け入れ状況、給与の支払い状況、労働条件などに関する情報が必要です。提出方法には、郵送やオンライン提出、窓口への持ち込みがあります。

書類作成のポイント：報酬や賃金台帳の記載内容には、全ての報酬を詳細に記載する必要があります。書類作成時のチェックポイントには、フォーマットの確認や情報の正確性が含まれます。書類の保存と管理は、将来的な問題に対処するために重要です。

このガイドを通じて、特定技能の定期報告に関する理解を深め、適切な手続きの実施を支援することを目指しました。適切な報告を行うことで、企業は外国人従業員の権利と福祉を守り、良好な労働環境を維持することができます。特定技能外国人の受け入れと管理に関わるすべての方々が、この記事を参考にして、責任を持って対応していただければ幸いです。

よくある質問

Q1: 特定技能の定期報告にはどのような必要書類がありますか？

A1: 特定技能の定期報告には、以下の必要書類が含まれます。

• 受入れ・活動状況に係る届出書
• 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙）
• 賃金台帳の写し
• 報酬支払証明書

これらの書類は、外国人従業員の労働条件、給与の支払い状況、健康状態などを報告するために必要です。

Q2: 特定技能の定期報告で「3-6」とは何を指しますか？

A2: 「3-6」とは、特定技能外国人の受入れ状況や報酬の支払い状況を報告するための参考様式のことを指します。この様式は、1年ごとの報告において、企業が出入国在留管理庁に提出する必要がある書類の一つです。

Q3: 「3-6別紙」とは具体的にどのような内容を含む書類ですか？

A3: 「3-6別紙」は、特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況を詳細に記載するための書類です。ここには、外国人従業員の氏名、生年月日、性別、国籍、住所、在留カード番号、活動日数、給与額など、具体的な就労情報が含まれます。

Q4: 特定技能の定期面談とは何ですか？どのように実施すべきですか？

A4: 特定技能の定期面談は、外国人従業員の就労状況や生活状況を把握し、彼らが直面する可能性のある問題を早期に特定するために行われます。面談は、登録支援機関または企業によって3ヶ月に1回以上実施され、外国人従業員の健康状態、労働条件、生活環境などについて話し合います。

Q5: 特定技能の定期報告はオンラインで提出できますか？その方法は？

A5: はい、特定技能の定期報告はオンラインで提出することが可能です。出入国在留管理庁は、オンラインでの提出を推奨しており、そのためのシステムを提供しています。企業は、出入国在留管理庁のウェブサイトにアクセスし、必要な書類をデジタル形式でアップロードすることで、報告書を提出できます。オンライン提出には、ログインIDとパスワードが必要になる場合があるため、事前に登録手続きを完了させておくことが重要です。