SYNERGY

杉原活動記
2017/11/30 (木)
杉原里志

スケジュールの共有してますか?

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今日で11月も終わります

 

書店などには多くの
手帳が並んでいる時期

 

みなさんは手帳やメモは
何を使っているでしょうか

 

10年くらい前は
fILOFAXのシステム手帳とか
使っていました

 

今はコクヨから出ている
ジブン手帳を使っています

 

 

 

 

このジブン手帳は

 

■人生の夢

↑※自分のではありません^^;

 

■人生でやりたい100リスト

↑※自分のではありません^^;

 

■座右の銘
■人生設計
■通年記念日
■旅行地図
■自分年表
■家系図
■緊急連絡簿
■パスワードヒントリスト
■資産欄
■病歴
■お気に入りの写真

 

なんていう項目があり
自分をしっかりと理解して
方向性を見極めるための
こだわりが満載です

 

このように

思考の母艦となるものは
この手帳が都合が良いいんですよね

 

手帳は自分にとっては
3つの役割があります

 

1.思考や方向性の整理
※上記のジブン手帳の様な項目

2.スケジュール管理

3.打合せ時のメモ
※手帳ではなく別冊ノートを利用

 

 

この3つのうち

1.思考や方向性の整理
3.打合せ時のメモ

の2つは手帳を活用して

 

スケジュール管理は
Googleカレンダー”を利用します

 

10年ほど前にスケジュール管理に
手帳を使うことがなくなりました

 

 

 

ぜ、Google カレンダーを使うのか

Google カレンダー
(デジタルツール)で
予定管理をすることのメリットは

・カレンダーを社内で共有している
(外食や出張の予定は家族と共有)

 

・Nozbe(タスク管理システム)や
EVERNOTEなど
他システムと連携させるため

 

・予定と実行の比較を行うため

とったもので

手帳ではできないことものも多く
チームで仕事をする場合は

そのメリットは
かなり大きなものになります

 

 

 

一番大きいメリットが妻に
夕食が必要なのか不要なのか
どこで誰と食事しているのか
を共有できることです

 

例えば仕事で外食が多いのですが
遅くなる時は晩ご飯はいりません

 

出張の予定や
夕食がいらないという内容を
カレンダーに入れておけば
妻にもその内容が共有されるので

 

妻は私が出張で遅くなることと
晩ご飯用意しなくてもよいことが
いつでも確認出来るわけできます

 

もちろんちゃんと直接会話して
伝えることも忘れずにしなければ
いけませんけれどね・・

 

他にも休みの予定や
逆に妻の女子会を知ったりと
幅広く応用できます

 

もちろん家族には公開しない
仕事のスケジュールは
共有カレンダー以外を使えば
適正に情報をコントロールできます

 

会社では
空いているスケジュールが見えるので

 

アポイントの調整を
部下やアシスタントに任せることが
可能になり連携がスムーズです

 

スケジュールを公開することによって
誰が、いつ、どこで、何をしているのか
本人に聞かなくても一目瞭然になります

 

 

例えば
「営業のAくん、今日はどこに行ったの」
などと本人やまわりの人に聞かなくても
Webカレンダーでスケジュールを
共有しておけば一発でわかります

 

これによって、人に聞く、あるいは
本人に電話をするという手間が省け
業務効率が上がります

 

また、会議の時間変更などがある場合
出席者全員のスケジュールを聞いて
回るのは大変な作業ですが

 

全員がスケジュールを共有していれば
会議開催可能な時間が
おのずと明らかになります

 

これによって、話しかけやすい人
話しかけにくい人などの人間関係に
左右されることなく仕事での
スケジューリングが簡単になります

 

多くの方は既に
使われていると思いますが
まだ使っていないという方は
ぜひ使ってみてください
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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