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2022年2月
特定技能で働ける外国人材と出会うには？
外国人の就労が無期限になる？ 2021年11月18日の日本経済新聞の記事によると、 外国人の日本での就労資格を担当している 出入国在留管理庁が2022年度にも事実上、 在留期限をなくす方向で調整していることが 入管関係者への取材で分かりました。 熟練した技能があれば在留資格を何度でも更新可能で、 これまでの対象は建設など2分野だけでしたが、 農業・製造・サービスなど様々な業種に広げる予定とのことです。 2021年11月18日 日経新聞”外国人就労「無期限に」入管庁検討”より抜粋 まだ正式な決定ではなく、 今回の外国人の長期就労や永住の拡大は、 「事実上の移民受け入れ」に繋がりかねないとして 懸念事項はあり、慎重になっている関係者も多いようです。 ただ、今回の議案が正式に決定されれば、 今後さらに深刻になると予想される 日本の人手不足の解消として とても有力な方法の1つになることは間違いありません。 現在、資格認定の前提となる技能試験のあり方などを 検討している最中で、今後、政府と調整し、 2022年3月に正式決定して、省令や告示を改定する流れを 想定しているとのことです。 特定技能外国人材を探す方法 まず前提として、 外国人が日本で特定技能として働くためには 技能実習で3年以上日本で働くか 日本語資格と各職種の技能資格を 取得している必要があります。 そのため、特定技能外国人材を採用するためには 以上の条件を満たしていて、就労を希望する外国人を 探す必要があります。 資格を取得している日本人を探すのと同じ感覚です。 このような外国人を探すには、これからご説明する 3つの方法があります。 1.技能実習からの引き上げ 自社に技能実習生として働いている外国人がいれば、 3年勤務した段階で特定技能にビザを変えるという 方法があります。 2.ハローワークからの紹介 新たに外国人と出会う方法として 挙げられるのがハローワークでの募集です。 しかし、実際のところハローワークでは 外国人が集まっていないのが現状です。 その理由は主に2つあります。 まず外国人にとってハローワークでの 書類手続きが難しいということ。 そしてもう1つは、そもそも外国人が仕事を探す時に ハローワークで探すという選択肢がないということです。 SNSを使い人づてで仕事を探すことの方が 今のところは一般的です。 特定技能外国人を探す場合、外国人とのつながりが 必要不可欠と言えます。 3.国内外の職業紹介機関からの紹介 現在主流となっている探し方がこちらです。 人材紹介エージェントや求人メディアと言った 民間のサービスを使って外国人とマッチングをします。 弊社シナジーでは完全成果報酬型で 技能実習を終えた外国人を紹介しております。 気になる方は以下のQRコードまたは 下記リンクよりお問合せくださいませ。 「特定技能」外国人の採用に関するお問合せ
乾 恵
特定技能2号とは？在留期間・特定技能1号との違い・採用方法
2019年に新設された「特定技能制度」 在留期間が最大5年の1号と 実質無期限の2号という2種類が存在します。 本記事では特定技能2号について 1号との違いや採用方法について解説します。 特定技能2号とは？ 特定技能2号とは、特定技能1号よりも 高い技能を持つ外国人が取得できるビザです。 特定技能1号が在留期間を最大で5年としているところ 特定技能2号は実質無期限で日本に在留できます。 また家族の帯同も認められているので、 出稼ぎではなく日本に腰を据えて働くことができます。 さらに、特定技能1号では支援計画を作成して 外国人の生活のサポートをする必要がありますが 特定技能2号では必要ありません。 ただ、特定技能2号の対象となっている業種は 2022年2月現在では 建設分野と造船・船用工業分野の2業種のみとなっています。 まとめると、特定技能2号は現在業種が限られてはいますが 外国人を日本人と変わらないような雇い方ができる制度と 言えるでしょう。 ここから先は特定技能制度について改めて解説した上で 特定技能2号の詳細について紹介していきます。 そもそも特定技能制度とは？ 特定技能とは2019年に導入された在留資格のことです。 これにより、日本で人手不足が深刻な14業種において 外国人の就労が解禁されることになりました。 特定技能制度が始まる以前は 「技能実習」という制度が一般的で 特定技能と技能実習を混同されている方も多いと思いますので 簡単に違いを紹介いたします。 技能実習は海外の人材に日本の技術や知識をつけてもらい 母国の発展に貢献することを目的としていますので 基本的に指定された業務以外の仕事をさせてはいけません。 例えば事務所の掃除や技術習得とは関係ない接客なども させてはいけない決まりになっています。 対して、特定技能は人手不足の解消を目的としているので 先程の掃除や接客など付随する業務もやってもらうことができます。 特定技能は技能実習を3年間良好に終えた人か 技能試験と日本語試験の両方を合格した人のみ与えられる在留資格なので 人材の質も技能実習と比べて高いというところもポイントです。 特定技能1号と2号の違いは？ 特定技能という在留資格には1号と2号の2種類があります。 1号と2号では取得するための条件が異なり 取得の難易度は1号よりも2号のほうが難しくなっています。 また「特定技能」というときには 特定技能1号のことを意味することがほとんどです。 特定技能2号は1号を終えたあとに取得されることを想定しているので 2019年に特定技能が始まってからまだ、 特定技能1号を5年終えた人がいないため 特定技能2号を持っている外国人はいません。 特定技能1号 特定技能1号は現在「ビルクリーニング」を始めとした 14業種が対象になっています。 👉対象業種 ①介護 ②ビルクリーニング ③素形材産業 ④産業機械製造業 ⑤電気・電子情報関連産業 ⑥建設業 ⑦造船・船用工業 ⑧自動車整備業 ⑨航空業 ⑩宿泊業 ⑪農業 ⑫漁業 ⑬飲食料品製造業 ⑭外食業 在留期間は最長でも5年までで、5年が終了した場合は 帰国をするか特定技能2号が対象なら2号に移行するか はたまた別の在留資格を取得するか様々な道があります。 また特定技能1号は支援計画を作成して計画に基づいて 外国人の生活をサポートする必要があります。 この支援計画の作成とサポートは自社で行うことも可能ですが 登録支援機関と呼ばれる専門業者に委託することがほとんどです。 特定技能2号 特定技能2号は現在「建設業」と「造船・船用工業」の 2業種のみが対象になっており 特定技能1号よりも高い技能を持った外国人が取得できます。 ただ、特定技能自体が2019年に始まったばかりの制度であり 特定技能1号を5年間終えた者が2号を取得すると想定しているので 出入国管理局の令和3年9月のデータによると まだ特定技能2号を持つ外国人はいません。 今後特定技能2号取得者がどのように増えていくかは分かりませんが 今のところはいきなり特定技能2号で採用するというよりは 特定技能1号の外国人を雇って5年後に2号に移行してもらう という流れが一般的になりそうです。 特定技能2号は在留期間に制限がないので、外国人が希望する限り 働き続けてもらうことができます。 また、特定技能1号では外国人は 家族を母国から連れてくることができないのですが 特定技能2号は要件を満たせば家族を連れてくることが可能です。 実質日本に永住することができます （特定技能1号で5年、特定技能2号で5年働けば、 永住ビザを取得することも可能です） 最後に、特定技能1号は支援計画を作成して計画に基づいて 外国人の生活をサポートする必要がありましたが、 特定技能2号にはその必要がありません。 以上のように、特定技能2号は在留期間が無期限で 生活の支援等も不要なので 日本人と同じような感覚で雇い続けることができます。 ただ日本人と同様に転職も自由ですから 働き続けてもらえるように配慮も必要です。 特定技能1号と2号の違い 一覧 特定技能1号と2号の違いについて 下記表にまとめましたのでご覧ください。 特定技能2号の対象業種が増える？ 2021年11月、政府は特定技能2号の業種について 建設と造船・船用工業だけではなく 特定技能1号で認められている他の業種についても 対象とする方針を発表しました。 詳細については2022年春に正式決定をすると報じられています。 特定技能2号について最新情報を知りたいという方は お気軽に弊社担当井垣（いがき）までお問い合わせください。 特定技能2号の採用方法 先程も解説しましたとおり 特定技能2号の在留資格を持った外国人は 現在のところ0人です。 これは特定技能2号は特定技能1号を 5年間終えた人が取得すると想定されていて、 かつ特定技能制度が始まってから まだ3年ほどしか経っていないためです。 また、特定技能2号を取得するためには 技能試験に合格した上で、監督者として経験を積む必要があると言われていますが この技能試験も現在新設中であり、 監督者としての経験の基準についても明らかになっていません。 早ければ2022年の春頃に発表されると言われています。 そのような事情から 特定技能2号の外国人を雇いたいと思ったら 特定技能1号で外国人を雇い、5年後に2号を取得してもらう という流れが主流になるでしょう。 ここからは特定技能2号の前段階にあたる 特定技能1号を採用する方法についてご紹介します。 特定技能1号の採用方法 特定技能1号を採用するためには 特定技能1号の在留資格をすでに持っている人ではなく これから取得する人を探すのが一般的です。 というのも、特定技能1号は転職が自由ではありますが 実際に転職をする人は少ないからです。 逆に言えば一度雇ってしまえば 5年間は会社に居続けてくれると言えます。 特定技能の資格をこれから取得する人を探すには 3つの方法があります。 ①技能実習3年目の外国人を紹介してもらう 技能実習を3年間良好に修了した場合、 特定技能1号を取得することができます。 技能実習3年目で、引き続き日本で働き続けたいという外国人を 人材紹介会社から紹介してもらうのが 現在主流の採用方法です。 弊社シナジーも技能実習3年目で特定技能取得を希望する外国人の 紹介を行っております。 特定技能外国人を雇って人手不足を解消したいという方は お気軽にご相談ください。 ②自社の技能実習生を特定技能に引き上げる 自社ですでに技能実習生を雇っているなら その外国人に特定技能としてもう数年働かないか交渉することができます。 技能実習から特定技能に切り替える際には 技能実習を紹介してくれた監理団体が 「登録支援機関」の認可を持っているかどうか確認しましょう。 持っていないという場合には自社で支援計画の作成と支援を行うか 登録支援機関を別途探す必要があります。 ただ、自社で行うのはよほど大企業くらいですので 登録支援機関に委託するのが一般的です。 弊社シナジーも登録支援機関の認可を持っておりますので ご気軽にご相談くださいませ。 ③ハローワークで募集する 外国人を募集する方法として、 ハローワークで募集をする方法が挙げられます。 地域によっては外国人に特化したハローワークがあるようですが、 現在のところハローワークで外国人の応募はあまり期待できません。 外国人にとってハローワークで仕事を探すことが まだ一般的ではなく、SNSや知り合いを通して探したり インターネットで求人を探すことが多いからです。 また、ハローワークに登録するのも 難しい日本語の書類に慣れていない外国人にとっては一苦労です。 以上、おすすめの方法としては まず②番の自社の技能実習生を特定技能に引き上げることです。 それが難しい場合は①番の人材紹介会社を使って 募集をするのが良いでしょう。 ◯まとめ 特定技能制度は2019年に始まったばかりで これからもっと変化していくと考えられます。 特定技能2号の対象業種が増えるのもそうですが、 そもそも特定技能1号の対象業種も 運送業やコンビニエンスストアなど 増えるのではないかと噂されている業種もあります。 これから特定技能を雇うという場合には 最新情報を調べるとともに 信頼できる機関に相談を行うことをおすすめします 「外国人を雇ったことがないから分からない」 「特定技能とか技能実習とかの制度について 一度情報を整理したい」 といったお悩みもお気軽にご相談ください。
乾 恵
メタバースをどう捉えるか？
メタバースとは3次元の仮想空間のことを言います。 「メタ」＝超越する 「ユニバース」＝宇宙 ということで、宇宙を超えた空間ということを造語で表しています。 昨年話題になったため知っている方も多くいらっしゃると思います。 ゴーグルを付けて仮想空間で会話や会議をしたり、 ゲームをしたりというものです。 メタバースの歴史は意外にも長く2000年代はじめからあり、 「セカンドライフ」というもので一世を風靡したこともあります。 近年でも「マインクラフト」や「フォートナイト」、 「あつまれどうぶつの森」などメタバースの要素の強いゲームとして 有名だと思います。 コロナ禍でリアルなライブ会場には行けなくても、 仮想空間上でアーティストなどのライブが開催されるなど 比較的身近な存在に感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。 2021年にFacebook社が社名変更をして、Metaという会社になりました。 ザッカーバーグは約1兆円を投じてメタバースに力を入れていくということです。 たくさんの専門家や評論家の方も賛否両論あり ”成功する”、”失敗する”という話はいろんな記事で書かれています。 今はまだメタバースをするにあたり機材などが高く 流行るまでには時間がかかるのではないかと思います。 またNFTの技術も出てきて、 仮想空間で所有した土地やアイテムを仮想通貨で 売買することもできるようになるので、 本当に新しい市場になるのではないかと思っています。 もちろんすぐにとはいかないと思いますが、 7～10年後くらいにはある程度 当たり前の存在になってくるのではないでしょうか。 仮想空間で会議、旅行、買い物、コミュニティ作りというのが 当たり前の世界になるかもしれません。 その反面リアルで実際に会ったり、旅行で訪れたりすると その時の感動は仮想空間と違い、大きな感動が生まれるのではないでしょうか。 つまり、リアルの価値が高まり、そこに大きなサービスも 生まれてくるのかもしれません。
乾 恵
第二新卒の採用を成功させる方法【採用担当者向け採用のヒント】
「若い人材がほしいけど新卒の学生からなかなか応募が来ない。 いっそ第二新卒を採用したい」 「社会人経験を少しでも積んだ若い人材を採用したい」 このように思っても 「第二新卒の人材をどこから集めたら良いのか？」 「第二新卒の人材から応募してもらうためには何をすればいいのか？」 とお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では、近年注目されている第二新卒について 第二新卒のそもそもの定義から 具体的に採用をする方法をご紹介します。 １.第二新卒採用の定義は？ いつまでが第二新卒に含まれるのか？ 第二新卒という言葉には実は明確な定義が存在しません。 そのため企業によって以下のような様々な定義があります。 ①学校を卒業して企業に就職してから勤続年数1〜3年の求職者 （中卒、高卒、高専卒、大卒等全て含まれる） ②学校を卒業後、一度も正社員として就職したことがない人 （既卒者と呼ばれることもある） ③25歳以下の求職者全般 多くの企業で採用している定義は①の定義なので 本記事では第二新卒者＝学校を卒業して一度どこかの企業に就職した後、 3年未満で転職を希望している人を指すこととします。 つまり、一度は正社員として社会人経験がある若者ということです。 ２.第二新卒者の特徴 第二新卒採用は新卒採用と中途採用の中間点 採用には大きくわけて新卒採用と中途採用の2つがあります。 新卒採用はまだ社会人経験がない学生を一から育て上げていくことになるため、 求職者のポテンシャル（素質や潜在能力）に期待して採用を行います。 一方中途採用はすでに社会人経験や同業種での経験をしている者を 空いたポジションや新しくできたポジションに入れるために採用することが多いので 求職者の経験やスキルに期待して採用を行うという特徴があります。 第二新卒採用は定義の上では中途採用に該当しますが 先述した通り、社会人経験が3年未満の人材を採用することになるので 経験やスキルは即戦力として期待できるレベルではないことが多いです。 そのため、どちらかというとポテンシャルに期待をして採用を行うことになります。 社会人の基礎能力は身についている 第二新卒者は新卒採用で一度就職をしているので 新人社員研修やマナー研修といった研修をすでに受けたことのある人が多いです。 すなわち、新卒の学生と比べると社会人の基礎能力が身についていると言えます。 基礎的な教育にかける時間を減らし すぐに本業の教育に移ることができるので教育コストを削減できます。 また、新卒の学生と比較して、第二新卒者は仕事がどういうものか 実際に経験しているため会社に対して変な期待や 幻想を持って面接に来ることも少ないでしょう。 ３.第二新卒を採用する企業側のメリット 第二新卒を採用するメリット① 柔軟で適応力が高く即戦力の場合もある 多くの中途採用者にあるように、 長く社会経験を積んでいると、スキル・営業力が期待できる一方で 前の会社での習慣やプライドが邪魔となることも 少なくありません。 それが理由となって、経験豊富な中途を採用しても 新しい会社の文化に上手く馴染めず、活躍できないケースもあります。 その点、社会には出ているものの、 一社目の影響をそれほど強く受けていない第二新卒は、 柔軟性や適応力が高いケースが多いです。 また、大手などの人材はしっかりと会社の教育を受けており、 基本的なビジネススキルを身につけており、知識も豊富なため、 即戦力として活躍してくれる傾向にあります。 第二新卒を採用するメリット② 内定後すぐに入社できる 新卒採用の場合は、一般的に入社時期が4月となり、 新卒採用活動を始めてから入社まで期間が空いてしまうため、 すぐに人手不足を解消したい場合には不向きです。 その点、第二新卒は入社までの期間が短いため、 企業側のタイミングに合わせて、 若年層の人材を企業に入社することが可能となります。 とくに、最近では4月の忙しいタイミングで新卒者を大量に入社させるより、 6月や9月などの新しい期が始まるというタイミングで 若者の採用を希望する企業も増えてきました。 anaや富士通、三菱電機などの大手企業でも秋の採用活動を取り入れており、 基本的なビジネススキルを備えている第二新卒者の需要が高まるでしょう。 第二新卒を採用するメリット③ 低コストで若年層が採用できる 第二新卒の採用活動は入社までの期間が短いため、 新卒採用に比べ低コストで若年層を採用することができる採用手法です。 新卒の就職活動中には大企業にしか目を向けなかった人も 社会人経験をする中で職種や環境を重視した結果、 中小企業やベンチャー企業に入社するというケースもよくあります。 研修コストなど費用面だけでなく、 中小企業の側から見ると、新卒のときには出会えなかった 優秀な人材を採用できる機会にもなるでしょう。 4.第二新卒を採用する企業側のデメリット 第二新卒を採用するデメリット① 経験・スキルは新卒とほぼ変わらない場合がある 第二新卒は、基本的なビジネススキルがあるとは言え、 知識の面でいうとまだまだ浅い場合が多いでしょう。 中途採用の採用基準はスキルやそれまでの経験ですが、 第二新卒者の場合は売り込みができるほどのスキルを 持っていることは多くありません。 そのため、新卒採用と同じポテンシャル採用の意味合いが強く、 即戦力を求める場合には適しないことがあります。 第二新卒の場合、現時点の能力ではなく 5年後など中長期的にみて、 企業に貢献してくれる人材なのか見分ける必要があります。 第二新卒を採用するデメリット② 前職と比較してしまう傾向がある 第二新卒は、少なくとも1つの企業は経験した上で入社するため、 良くも悪くも前にいた企業とさまざまな面で比較しまう人もいます。 これは第二新卒に限ったことではなく、転職者には良く起こる現象です。 ただ中途採用に比べ、 第二新卒者は前の企業の文化に染まり切っていない人も多く、 フレッシュさも備えているため、 新卒採用と同じように環境に溶け込むことができる人も多いでしょう。 5.第二新卒採用において注意するべきポイント ①前職の退職理由を明確にする 第二新卒が今までマイナスのイメージをもたれていた要因のひとつが、 離職するまでの早さではないでしょうか。 同じ会社で長年務めることが良しとされた文化が変わってきたとはいえ、 早期で離職するには何かしら理由があってからのことです。 採用選考時には、「前職をやめる（やめた）理由」 「何が原因で、どうしていきたいのか」など、 退職理由を明確に聞き出し、しっかり向き合うことが大切です。 そこがクリアにならなければ、 また短期間で離職することにもなりかねません。 ②入社後の教育にこだわる 第二新卒は、一度社会人を経験している反面、 一般的な中途採用で入社した転職者とは異なり、 能力や経験に大きな期待はできません。 キャリア採用のような即戦力とはならないことを念頭に入れ、 採用する際は新卒採用者の延長に近い区別で考えると良いでしょう。 入社後の教育も「できて当たり前」と期待値が高く持ってしまうと、 過度なプレッシャーになりかねません。 これからの企業成長に繋がるポテンシャル重視で採用したことを忘れず、 入社後の教育も中途採用よりも手厚くするようにしましょう。 そのため、第二新卒者を採用する前には、 自社の教育制度がしっかりと整っているのか確認する必要があります。 早期離職につながってしまうことになりかねないので、 改善しておきたいポイントです。 6.第二新卒者を採用する方法 以上のようなメリットデメリットを持つ第二新卒者について 具体的に採用をする方法をご紹介します。 ①第二新卒者をどこから集めたら良いか？ 人材募集の方法は様々なものがありますが、 第二新卒者は25.6歳未満の若者ということで ある程度仕事探しの傾向があります。 ◯スマホでググる 現代では、特に若い人は困ったことがあればまずスマホで検索をします。 仕事探しについても、Googleを使って 希望する条件や業種を検索窓に入れて検索をします。 そのため、大手ナビサイトや転職サイトを使うよりもまず Googleの検索で上位に出てくる「Indeed」や「Googleしごと検索」といった 求人検索エンジンを活用する人が増えてきました。 ◯転職エージェントを利用する 転職エージェントとは我々企業の視点から見ると人材紹介会社です。 一方求職者から見ると、転職の相談相手です。 転職エージェントでは 求職者とエージェントがオンラインやリアルで1対1面談を行い 求人の紹介だけではなく希望条件の整理や職務経歴書の添削・提出 面接対策など転職に必要なことを多角的にサポートしています。 求職者側はこのサービスを無料で使うことができるので 近年若者を中心に人気を集めてきています。 求職者から見ると無数にある求人の山から自分で探した求人より 求人のプロが一緒に選んでくれた求人のほうが 安心感があるというわけです。 費用は成功報酬型が多く、 想定年収の30％〜35％が報酬の相場です。 ◯ハローワークを活用する 意外なことかもしれませんが、 若者もハローワークに行き、仕事を探すことが結構あります。 広島県労働局の調査によると、新規求職者の人数が一番多いのは20代です。 Uターンで地元に帰ってくる若者が 親の紹介でハローワークに行くというケースが多いようです。 また、失業保険の手続きのためにハローワークへ行く若者も多いです。 失業保険を受給するにはハローワークで手続きをする必要があり、 また月2回以上の求職活動をしていることが条件になるので 手続きと合わせてハローワークで仕事を探すパターンが多いのです。 ハローワークは無料で使えるので コストの面でもかなりお得に採用ができます。 【ダウンロード可】募集に成功した求人事例 ここまで読んでいただいた方に ハローワークで実際に採用に成功した求人の事例を プレゼントさせて頂きます。 ぜひ第二新卒採用にご活用ください。 ②第二新卒人材に選んでもらうための経営の強化 第二新卒人材も中途採用と同じく会社を一社以上経験していますので 前職と比較してしまうケースはよくあります。 比較されるものとしては 「勤務条件」 給与・休日・通勤時間・評価制度等 「社風」 職場の人間関係・社内イベント等 「福利厚生」 寮・社宅・産休・育休等 「スキル」 資格の取得支援・社内研修・メンター制度等 これらを求職者は念入りにチェックしています。 どれも一朝一夕で用意できるものではありません。 会社の経営がうまく回っていればいるほど 社員が働きやすい良い会社になれるのです。 私達は良い人材から選ばれるためには 良い会社でなければならないと考えています。 売り手市場で優秀な人材を奪い合う現代では 魅力的ではない会社には誰も来てくれないのです。 そのため、一見遠回りのようですが 社員からも求職者からも良い会社と言ってもらえるように まずは経営全体を基礎から見直していく必要があると考えます。 経営には採用・育成等人の管理を行うチームビルディングを含めて 押さえるべき12の分野があります。 弊社ではこの12の分野を強化するための セミナーを開催していますので ご興味のある方は資料をご請求ください。 ＊経営に必要不可欠な12の要素 イメージ図 まとめ 第二新卒採用は新卒採用と中途採用両方の特徴を併せ持つ 今注目を浴びている採用方法です。 新卒採用では都会の大手企業を目指していた学生も 違和感を覚えて地元中小企業に帰ってくるというケースもあります。 実は第二新卒採用で有利になるのは 名前が有名な企業というよりも 有名ではないものの、働きやすかったりやりがいがあるような 隠れ優良企業の方です。 若者の採用＝新卒採用とこだわらず 第二新卒採用も選択肢の一つに入れてみてください。 この記事に関する感想や質問についてはこちら！ https://synergy.d3.tsuqrea.jp/contact/contactform/
乾 恵
仕組み化の3ステップ
経営を仕組み化することは、より安全に会社を経営するために、 必要不可欠な活動です。 それでは、経営者はどのように仕組み化に取り組めばいいのでしょうか？ 仕組み化には①仕分け→②仕組み化→③メンテナンスの3つのステップを 踏む必要があります。 順番に詳しく説明していきます。 ステップ1 「仕分け」 仕組み化するためにまずやらなければならないことは、仕事の「仕分け」です。 仕組み化すべき仕事を探して、明確にしましょう。 ここで重要なのは、「社長の仕事」の「仕分け」から取り組むということです。 なぜなら仕組み化は、スタート時点では 「社長が取り組まないと進まない」ことが多いからです。 まず最初に、社長が仕組み化に取り組む時間を作りましょう。 それでは、どのように仕事の仕分けを行えばいいのでしょうか？ 私たちがおすすめするのは、仕事の「重要度」「頻度」「緊急性」の 三要素から仕事の優先順位を割り出すことです。 最も仕組み化しやすく効果的なのは、 「重要度が低くて頻度が多い仕事」 「緊急性が低くて頻度が多い仕事」 「重要度が低くて緊急性も低い仕事」です。 まずは自分の仕事を分析し、 上記3つの仕事に多くの時間を奪われていないかチェックしてみましょう。 自分の仕事を分析することは厳しいことかもしれませんが、 将来「ラク」をするために、ここでキッチリ確認しておきましょう。 ステップ2 「仕組み化」 仕事の仕分けが終わったら、実際に仕組みを構築していきましょう。 仕組み化というと難しく考えてしまいがちですが、 最初は5つの簡単な要素を決めるだけで大丈夫です。 【仕組みの５つの要素】 ① 何を ② だれが ③ いつ ④ どうやって ⑤ チェックの方法 この5つの要素を決めるだけで、経営は飛躍的に安定します。 ここでのポイントは、入り口と出口を強制力のあるものにすることです。 多くの場合、「④どうやって」ばかりを考えてしまって、 実際にそのアクションを「やりはじめるキッカケ」と 「終了時のチェック」を明確に設定できず、 「仕組みは作ったけど実行されていない」という状態に陥ってしまいます。 仕組みを実践し続けるためにも、やりはじめるキッカケ(入り口)と 終了時のチェック(出口)を明確に設定しましょう。 例えば、ある仕事を始めないといけない1日前にリマインダーのメールが来て、 それに返信しないと上司に報告がいくような仕組みにすると、 やらないといけない状況を作りだすことができます。 ステップ3 「メンテナンス」 仕組みの効果は実践してみないと分かりません。 まずは運用してみて、改良点が出てきたらメンテナンスを行い、 改善していきましょう。 徹底したマニュアル化など、「仕組み化」によって 経営赤字から脱却したことで知られる無印良品では、 仕組みのメンテナンスに特に力を入れています。 例えば、店頭のディスプレイの仕方や商品名のつけ方から、 さらには出店の可否判断の仕方に至るまで、 全ての仕事のノウハウが詰まったマニュアルMUJIGRAM(ムジグラム)。 このMUJIGRAMの特徴は、現場で働くスタッフが「こうだったら、いいのに」と 思ったことを吸い上げ、毎月改善点が盛り込まれる、 「進化し続けるマニュアル」であるということです。 仕組みを機能させるには、一度作った仕組みに固執することなく、 改善し続けることが重要です。 弊社で毎月開催している 社長の学校 プレジデントアカデミーの 2月のテーマは「仕組み化」です。 経営を安定させ、社長に時間を生み出す 仕組みの作り方についてお伝えします。 少しでも気になったという方は下記URLもしくはQRコードより セミナーの詳細をご覧いただけたらと思います。 >>>https://synergy.d3.tsuqrea.jp/eventinfo/462359/
シナジー
