SYNERGY

杉原活動記
2018/01/19 (金)
杉原里志

システム化の七転八倒

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社員の大半が見知った間柄で
営業の進捗状況を知りたいときには
隣席の社員に話しかければいい

という環境から

小さな規模の企業ではわざわざ
大掛かりなシステムをいれたり
導入を検討することもなかなか
無いかと思います。

 

 

中小企業では”常識化”している
そうした考えではなく

シナジーではいち早く
「Salesforce」という
クラウドベースで会社の業務全体
を管理するシステムの運用に
切り替えました。

 

 

<導入に至った背景>

●事実(データ)に基づく迅速な経営の
意思決定を行う必要がありリアルタイム
な数値の把握をする必要がある。

●現場はデータ集計に要する工数・時間
の削減をしないといけない。

●各営業情報がチーム別に管理されて
いるので顧客の情報がバラバラで
経営を多角化するメリットが活かされない。

●将来、つぎはぎだらけのシステムを
統合するのに苦労するのであれば
会社の規模が小さいうちに拡張性の高い
システムに入れ替えておくべきと判断。

 

こういった理由で導入に踏み切るものの
簡単には運用しきれるものではありませ
んでした。

 

システムの仕様と現在の業務の繋がりが
中途半端な状況でベータ版をリリース
したことで、社員がとにかく混乱しました。

 

社員の利用率が上がらず運用が軌道に
のりません。

 

顧客データや営業の進捗状況といった
情報の入力がなければ、システムを
効果的に運用することはできません。

 

また、せっかく入力に協力してくれていた
社員もいたにもかかわらずITベンダーと
現在業務で使用している情報の使い方の
理解に間違いがあり、初期データベース
の3割が間違っている状況でした。

 

データ移行は困難になり
結局は人海戦術でコピー&ペーストを行なう
といった作業を行なう必要がありましたが
ベンダー側はその膨大な時間を取れない
といいますし、社内には人手が足りません。

 

 

仕方がないので、使うものだけを修正を
していこうと時間をかけて進めようとするも
新システムの使い勝手になれない上に
間違った情報が入力されたことにより
まともに使えないシステムに向き合って
くれません。

 

現場はそれまでのシステムと並行して
使えないシステムの情報入力をしている
余裕が一切なく、使えないシステムとして
宙に浮いているようなものになりました。

 

人海戦術でなんとかなると考えている人も
多いかもしれませんが簡単ではありません。

 

そう簡単ではありませんが
結局は人海戦術でデータの入替えを進め
形にしていきました。

 

時代は一気に変化して
短時間で高い成果を出す強みがある
会社でなければ、優秀な社員を引き止める
ことができなくなりました。

 

そのためにはシステム統合は悪いものでは
ありません。

 

プロジェクトが計画通りに
進捗しているかを管理する

 

それが進捗管理を行うということですが
多くのプロジェクトマネージャーが
計画と現実のギャップに苦しみ
解決方法を模索しているのが現実です。

 

チームで行うプロジェクト管理がどれ程
大切なのかを実感した出来事でした。
 

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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