SYNERGY

杉原活動記
2018/04/10 (火)
杉原里志

業務マニュアルは誰がつくるか?

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春は異動の季節です。

 

 

異動や役割変更によって
業務の引継ぎが発生する
ことも珍しくない季節です。

 

 

この程度の業務だったら
業務マニュアルなんてなくても
後任者がなんとかするだろう

 

そう考えている人は
少なくはありません。

 

しかし
これから業務を任されるのは
今まで業務にあたってきた
自分人とは違い

 

はじめてその業務を担当する
何ていう人は珍しくありません。

 

みなさんも経験が
あるかもしれませんが

 

コレくらいのことなら
説明しなくてもわかるだろう

 

といった
本当に些細なことで
仕事というのは躓くものです。

 

 

例えば、◯◯をする場合には
様式◯号に生年月日を記入…

 

って、その「様式◯号」という
書類はオフィスのいったい
どこにあるというのだ!?

 

と、なることは
少なくありません。

 

世の常で
業務を引き継ぐ側は
簡単に考えてしまうもの。

 

自分で編み出した
効率的な方法は
きちんと伝えられなければ
後任はずっと知らないまま
ということになります。

 

そのため
細かいことであっても
マニュアルにすることで
後任の業務効率化にも
つながります。

 

しかし、細かいルールを
口頭で伝えようとすると
伝え漏れが発生する
だけではなく

 

後継者が忘れてしまう
可能性があります。

 

マニュアルはそうした
細かい部分まで文書として
残しておくことで伝え漏れを
防ぐ役割があります。

 

 

今日は本当にこの
社内マニュアルのおかげで
全く知らない業務でも
スムーズに仕事が進みました。

 

マニュアルを
作ってくれた人に感謝でしたが
やはり

 

この書類はオフィスの
いったいどこにあるというのだ!?
というオチはありましたが
何とか解決しました。

 

マニュアルは
がつくるべきか!?

 

一般的にマニュアルは
業務ルールや手順を
【教える】ためのものと
考えられているので

 

 

業務の知識や経験を持った
先輩社員が作成するケースが
多いものです。

 

しかし中小企業の場合
先輩社員は通常業務にも忙しく
マニュアル作成に手が回らなかった、、、

 

なんてことも頻繁に
起きてしまいます。

 

それを解決するのに
シナジーでは

 

新人研修の一環として
【教わる】側の新入社員が
マニュアルを作る
という取り組みを行いました。

 

新入社員が率先して
社内の業務ルールや
作業方法など教わりながら

 

ひとつ
ひとつ
マニュアルに残していきました。

 

その結果
新入社員ならではの良さが
生きたマニュアルが
たくさん作成されました。

 

例えば

 

・会議室の予約の仕方
・社用車の使い方
・複合機機の使い方
・給湯室の片付け方法など

 

「基礎的なマニュアル」や
「知らないと困る」
「知っていれば助かるもの」

 

などです。

 

実際に新入会員が
マニュアルを作ることで
様々なメリットがありました。

 

・実用的な
 マニュアルが作成された。

・先輩が丁寧に教え
 新人は理解できるまで聞く
 という関係が自然に築けた。

・新人目線で
 わかりやすい表現で
 書かれたマニュアルができた。

・業務を「しくみ化」する
 意識が、社員に定着した。

 

 

 

今年の新入社員研修を
見ていると

 

昨年度マニュアルを
作成した新入社員が

 

今年度は新人研修の
講師となり様々なことを
教えています。

 

毎年毎年の新入社員は
これまでに作られた
マニュアルをフル活用して
業務を効率化し

 

更に足りないものは
どんどん追加してくれる
といういいサイクルに
入ってきています。

 

社内業務の効率も
上がりますし
マニュアル化を
促すことでまさかの
社員も成長する効果(^_^;)

 

このマニュアル
役に立たない!

 

と、感じたら
アップデートしていく
ということを徹底して

 

まずは自分で調べてみる
という流れで生産性を
高めることにチャンレンジ
しています。

 

本当に今日は業務マニュアル
すごく助かりましたし
社員の成長も実感する
ステキな事例でした(^_^;)

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この記事を書いた人
1978年 広島生まれ 株式会社シナジー 取締役 地方中小企業の新卒採用を支援するスカウト型イベントを展開中。小さな会社の採用を成功させるには、「採用力」を高める前に、競争力のあるビジネスモデル、企業力が必要と実感し、社長の学校「プレジデントアカデミー」を広島で開校。自身も「経営の12分野」メソッドを組織に浸透させるための企業研修のガイドを行っている。 『ぐっとくる会社を、もっと。』を、ブランドスローガンに中小企業を活性化させる活動をしているが、自社でも財団法人次世代普及機構が主催する2017『ホワイト企業アワード』の制度部門で大賞を受賞している。
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