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「特定技能外国人」の定着支援とフォロー施策ーー文化と生活に寄り添う関わりを目指して
今月も弊社の採用・雇用の取り組みから、 お客様の参考になればと思い、実践内容をご紹介いたします。 今回は、弊社で受け入れている特定技能外国人への フォロー施策と定着支援についてお伝えします。 「人手不足の解消」ではなく、 長く安心して働いてもらうための“人と人との関係づくり”に注力してきました。 以下、具体的な取組みとその背景をご紹介いたします。 1.スポーツやレクリエーションを通じた交流 弊社では休日に、社員同士が一緒に出かけたり、スポーツを楽しんだりする機会を設けています。 特定技能のメンバーとフットサルなどを通じて、 言語を超えたコミュニケーションを図るようにしています。 言葉の壁や文化の違いを超えて関係性を深めるには、「共に楽しむ時間」が非常に有効です。 仕事の場だけでは見えない“人柄”に触れることで、 相互理解が進み、チームとしての一体感が生まれやすくなります。 2.通勤支援と免許取得のサポート 住居から職場までの距離があるため、現在は先輩社員が送迎を行い、該当社員には手当を支給しています。 さらに、将来的には自立通勤が可能になるようにと、 日本での運転免許取得のサポートも行っています。 送迎は単なる「交通手段の提供」にとどまらず、 毎日の車内での会話を通じて関係性が深まる大切な時間でもあります。 また、免許取得支援によって本人の生活圏が広がり、 自立度や生活の質が高まるといった効果も期待できます。 3.文化の違いを理解し、体験を共有する 外国人が安心して働き続けるためには、 職場の中で自国の文化が尊重されていると感じられることが重要です。 弊社では、インドネシアの方が 2名在籍しているのですが、ラマダン（断食）明けの 食事会を一緒に行ったり、インドネシアの料理をご馳走になる機会を設けています。 また、日本文化を感じてもらう場として、 節分の際には恵方巻きを全社員に配布するなど、文化的なイベントも共有しています。 こうした取り組みを通じて、 「自分たちの文化も理解してもらっている」 「日本の文化も楽しく学べている」と感じられる環境を作ることを意識しています。 なぜ、こうしたフォローが重要なのか？ 特定技能制度は、あくまで“制度”に過ぎません。 実際に働くのは一人ひとりの“人”であり、そこには感情や価値観、文化が存在します。 単に仕事を与えるだけではなく、 「不安を取り除く」こと 「信頼関係を築く」こと 「生活の安心を支える」こと が、長期的な定着と戦力化に直結します。 実際、弊社ではこうした取り組みを継続することで、 ・欠勤率の低下 ・離職防止 ・チーム内での信頼関係の構築 といった成果が出始めています。 制度を“人の力”に変える工夫を 外国人材の受け入れは、“制度”を活用するだけで完結するものではありません。 制度を運用する企業側の「受け入れ姿勢」と 「思いやりのある関わり」があってこそ、真に機能するものです。 今回ご紹介した取り組みは、特別な予算や仕組みが必要なわけではありません。 「少しの気遣い」と「関わる時間」を惜しまなければ、 十分に実現可能です。 貴社におかれましても、受け入れ体制や定着支援のヒントとして、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
樋野 竜乃介
交通誘導の常識を変える！ AI警備システム「KB-eye」が現場の安全と効率を革新
夏のうだるような暑さの中、交通誘導に当たる警備員は 日本のインフラを支える上で欠かせない存在です。 しかし、そこには常に熱中症のリスクや、長時間立ち続けることによる身体的な負担が伴います。 人手不足が叫ばれる中、交通誘導の現場から、 こうした負担を軽減し、より安全で効率的な警備を実現する画期的なソリューションが登場しました。 それが、AI警備システム「KB-eye」です。 具体的な活用例としては、 車両や人の動きの検知・分析 AIが通行する車両の種類や速度、人の動きを認識し、危険な状況（例：工事現場への侵入、急な飛び出しなど）を瞬時に検知します。 危険エリアへの侵入警告 設定した危険エリアに車両や人が侵入した場合、即座に担当者へ通知します。 不審な滞留や行動の検知 工事現場周辺で不審な車両が長時間滞留している、人が危険な場所に近づいているなど、通常のパターンと異なる動きをAIが自動で判別します。 事故やトラブルの早期発見 事故発生時や交通トラブルが発生した際に、AIが異常を検知し、速やかに担当者へ通知することで迅速な対応を促します。 このようにAIが異常を検知すると、スマートフォンや PCに即座に通知が届き、遠隔地から現場の状況を確認し、適切な指示を出すことができます。 交通誘導に「KB-Eye」を導入するメリット 1.警備員の負担軽減と安全性向上 AIが監視業務をサポートすることで、警備員は 炎天下での長時間勤務や、危険な場所での業務から 解放され、より安全で効率的な警備体制を 構築できます。 熱中症などの健康リスクも大幅に低減します。 2.人手不足の解消とコスト削減 24時間365日の監視をAIが行うため、 警備員を常駐させる必要がなくなり、人件費の大幅な削減が期待できます。 3.監視精度の向上 人間の目では見落としがちな微細な変化や、 複数箇所の同時監視もAIなら高精度で実現。 常に一定の品質で監視が可能です。 4.リアルタイムな状況把握と迅速な対応 異常を検知した際に即座に通知が届くため、 現場の状況をリアルタイムで把握し、素早い判断と対応が可能になります。 気になる方は弊社へ気軽にお電話ください。 導入に関するご質問や詳細な情報提供、 実際の活用事例のご紹介など、お客様のニーズに合わせたご提案をさせていただきます。
小濱亮介
経営マガジン”ぐっとシナレッジforEXECUTIVE vol.152″を発行しました！
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広報シナジー
「選考後アンケート」で採用力を磨く ～候補者の声に耳を傾ける意義とは？〜
今回は、私たちが継続して取り組んでいる 「選考後アンケート」についてご紹介します。 選考を受けた求職者からフィードバックをもらうことにどのような意味があるのか？ 実際にどんな効果があるのか？ そして、どのような設問を設けているのか？ 私たちの実例をもとにご紹介します。 なぜ、選考後アンケートを実施するのか？ 1.今後の採用改善に活かすため 「応募してくれたけど、なぜ辞退されたのか？」 「面接後に連絡が取れなくなった理由は何か？」 これらの疑問を“憶測”で片づけてしまうと、いつまでも採用の改善は進みません。 選考に関する率直な感想や辞退理由を可視化 することで、求人内容・面接の質・フォロー体制の 課題を明確にし、次回以降の採用精度を高めることができます。 2.選考中の求職者の状況を把握し、適切なフォローにつなげるため アンケートを通じて「他社選考の進捗」 「迷っているポイント」 「不安に感じていること」などが見えると、その後の フォローアクションの精度が格段に上がります。 例えば、「条件は良いが企業文化が合うか不安」 といった声があれば、カジュアルな社員面談を設けて 不安解消に努めるなど、候補者目線での動きが可能になります。 3.自社の魅力やメッセージが正しく伝わっているか確認するため 私たちが「伝えたつもり」になっている内容が、 実際には候補者に届いていない——そんな“すれ違い”は意外と多いものです。 アンケートでは、 「企業のどんな点が印象に残ったか」 「どこに魅力を感じたか（感じなかったか）」 を聞くことで、自社の訴求ポイントの“伝わり方”を客観視できます。 実際に聞いている内容（設問例） 私たちが活用しているアンケートは、 Googleフォームなどを用いたシンプルな設計で、 5分以内で回答できるよう工夫しています。 内容の一部をご紹介します。 【記述式】今回の選考を受けて、良かった点・改善点があれば教えてください。 【選択式】面接担当者の印象を教えてください。 （親しみやすい／質問が的確／話しやすかった 等） 【選択式＋自由記述】他社の選考状況について （内定あり／複数社選考中／当社のみ受験中 など） 【選択式】当社に対する印象（働きやすそう／やりがいがありそう／成長できそう 等） 【記述式】当社の選考で不安に感じたこと、迷っていることがあればご記入ください。 【選択式】今回の選考における志望度（高い／やや高い／普通／低い） これらの設問によって、 候補者が今どんな心理状態にあるのか、 何に惹かれ何に迷っているのかがクリアになります。 実施のタイミングと注意点 選考後アンケートは、「面接の翌日～3日以内」を目安に送付しています。 タイムリーな回答が得やすい上に、選考がまだ 続いている段階であればフォローにつなげやすいのがポイントです。 ただし、無理に回答を求めたり、内容に反論したりするのは厳禁です。 あくまで「いただいた声に感謝する」という姿勢で活用し、候補者との関係性を壊さないことが大前提です。 実際の効果と変化 この取り組みにより、弊社では以下のような変化を実感しています。 面接辞退・辞退理由が明確になり、改善施策に直結 志望度の低い候補者への再アプローチ成功率が上昇 面接官へのフィードバックを通じた面接力の向上 自社の魅力の“伝わっていない”部分に気づけるようになった 「候補者の声」こそ、採用活動の最も信頼できる改善材料だと私たちは考えています。 選考後アンケートは、単なるフィードバックの場 ではなく、未来の採用を変える“ヒントの宝庫”です。 ぜひ一度、貴社でも実施を検討されてはいかがでしょうか？ テンプレートや設計例のご提供も可能ですので、 ご希望の方はお気軽にご相談ください。
樋野 竜乃介
離れていても“ひとつの会社”として働けるために
社内報とは？ 社内報とは、企業の内側にいる「社員」に向けて発信される情報媒体のことです。 一般的には、経営方針や会社のニュース、 各部署の取り組み紹介、社員インタビューなど、 社内で共有したい内容をまとめて定期的に 発信します。 単なるお知らせではなく、 「社員同士をつなぐ」 「会社の方針を伝える」 「現場の努力を可視化する」 といった、企業活動の“縁の下”を支える役割を担うコミュニケーションツールです。 社内報の目的 社内報の目的は多岐にわたりますが、代表的なものは以下のとおりです。 経営理念・ビジョンの浸透 経営者の言葉や方針を、社員一人ひとりに伝えることで、会社の方向性を共有します。 企業文化の醸成 会社らしさ、職場らしさを、言葉やエピソードを通じて育てていく役割を果たします。 コミュニケーションの活性化 離れた部署や工場にいる社員同士が互いを知るきっかけをつくり、横のつながりを育みます。 社員の定着・育成支援 仲間や会社への理解が深まることで、「ここで働き続けたい」と思える土壌をつくります。 社内報の運用は紙とWeb、どちらがよい？ 最近ではWeb社内報（イントラネットや専用サイトなど）も増えていますが、弊社のお客様では 「紙」の社内報を採用される企業様が多くいらっしゃいます。 紙媒体のメリットは以下の通りです。 現場に確実に届けられる （デジタル端末がない職場にも対応） 手に取って読むことで、印象に残る 読み手のペースで読める・共有できる 社内報の運用事例 ある製造業の企業様では、月に1回、A3サイズの紙面で社内報を発行しています。 内容は、工場ごとの取り組み紹介や 改善活動の成果共有、スタッフインタビュー、 経営者からのメッセージなど、多岐にわたります。 社内でSWOT分析を行った際には、社員の方から 「社内報がうちの強みだと思う」という声も挙がったそうです。 部署や工場を越えた“顔の見えるつながり”が、 会社の風通しの良さや働きやすさにつながっているのだと感じました。 「社内報で紹介されていたあの人に、 初めて話しかけてみた」 「同じ会社で頑張っている人が見えると、 自分も頑張ろうと思える」 そんな“目に見えない効果”が、じわじわと社内に広がっています。 社内報運用の3つのポイント 1.現場の声を主役にする 社員の紹介、改善事例、ちょっとした出来事。 日常の中にこそ、共有したい価値があります。 2.繰り返し、少しずつ伝える 一度伝えただけでは定着しません。 経営理念やビジョンも、繰り返し言葉にすることが大切です。 3.社内報の“意味”を社内で共有する 読み手側にも、 「これは単なるお知らせではなく、 会社をより良くするためのツールなのだ」と 伝わるように、仕掛けや設計が必要です。 社内報を効果的に運用するために 社内報づくりには、時間と手間がかかります。 だからこそ、企画から取材、執筆、デザイン、印刷まで 一貫してサポートする体制があると、社内の負担を 最小限に抑えつつ、質の高いものが継続的に発行できます。 社内報は「伝える」だけでなく、 「会社をひとつにまとめる」 「企業文化を育てる」 「社員の未来を応援する」ための大切なツールになりえます。 人と人、部署と部署、想いと行動 ――それらを、やさしくつなぐ紙面づくりで企業に寄り添いたいと思っています。 ご希望であれば、実際の紙面サンプルや事例集として 分冊化した形でもご提供可能です。 文字数の調整、各項目のタイトル変更、語調の調整なども承りますので、お気軽にご相談ください。
小濱亮介
経営マガジン”ぐっとシナレッジforEXECUTIVE vol.151″を発行しました！
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広報シナジー
候補者の心を動かすスカウトメールの書き方 ～中途・新卒問わず活用できる「6つの構成」～
採用競争が激化する中、現在スカウトを活用した求人媒体が注目を集めています。 弊社でも、スカウトを活用した採用活動に積極的に取り組んでいます。 ただ、スカウト媒体をどのように利用して採用活動をすれば良いか悩まれている方も多いと思います。 実は、「ただ出すだけのスカウトメール」では反応を得ることが難しくなっています。 転職潜在層や就活意欲が高くない学生にこそ響く、 パーソナルで戦略的なスカウト文が求められています。 今回は、弊社が実践している 「スカウトメールの6つの構成」についてご紹介します。 スカウトメールの基本構成 1.件名：目に留まる内容を意識する 最初の勝負は「件名」。 氏名を入れることは基本ですが、それに加えて 「相手の経験やスキル」「自社の強み」を組み合わせると効果的です。 例1:「〇〇様へ｜接客経験×地域密着で輝ける環境があります」 例2:「〇〇さん、UI/UXに強いあなたにお願いしたい仕事があります」 氏名＋具体キーワードが鉄則です！ 2.挨拶：丁寧かつ自然な導入 無機質な文章よりも、 人としての温度を伝えることが大切です。 例：「突然のご連絡、失礼いたします。 株式会社〇〇の採用担当の△△と申します。 〇〇様のご経歴を拝見し、思わずご連絡差し上げました。」 あくまで“人対人”のやり取りであることを 意識しましょう。 3.きっかけ：「なぜあなたをスカウトしたのか」 ここが最大の差別化ポイントです。 「誰にでも送っている」印象を与えないよう、パーソナルな一文を入れます。 （中途例）：「前職で教育体制の立ち上げを経験されている点が、まさに今弊社が必要としている力だと感じました。」 （新卒例）：「〇〇大学で地域活性プロジェクトに取り組まれた経験を拝見し、当社の地域連携事業にぴったりだと感じました。」 4.魅力提示：任せたいことやポジションの魅力 単に「営業職です」では響きません。 その人にどんな未来を任せたいのかを描きます。 例：「ご入社後は、まず地方拠点の立ち上げメンバーとして地域のキーマンと連携しながら事業開発を担っていただきたいと考えています。」 「あなたにお願いしたい」というスタンスで 伝えましょう。 5.会社の課題：リアルな状況を共有し「仲間としての共感」を生む 候補者は「自分が必要とされているか」を敏感に感じ取ります。 だからこそ、自社の課題や悩みを素直に開示することが重要です。 例：「正直に申し上げると、営業戦略の再構築が必要な状況です。だからこそ、実行力のある方と一緒に変えていきたいと思っています。」 共に挑戦する仲間としての「巻き込み」が 反応率を高めます。 6.クロージング：返信しやすい導線と雰囲気 最後はあえて“ラフ”に。 堅苦しすぎると返信のハードルが上がります。 例：「まずはお互いの理解を深める場として、15分程度のオンライン面談などいかがでしょうか？ ご都合のよい日程を2〜3日分ご返信いただけますと嬉しいです。」 フレンドリーで返信しやすい文体がベストです。 中途採用・新卒採用に 共通する「3つのコツ」 1. 「あなたに送っている」ことが伝わる文面を心がける → 量産型のテンプレ文では候補者の心は動きません。 2. 自社の弱みも伝えることで信頼を得る → 魅力だけでなく「リアルな課題」も伝えることで共感が生まれます。 3. 最初から完璧を目指さず“会話の入口”を意識する → 面談に繋げることが目的。スカウトはあくまで“きっかけ”づくりです。 どんなに優れた候補者であっても、自社のことを知らなければ応募には至りません。 スカウトメールは、まだ知らない“未来の仲間”に向けた最初のラブレターです。 ぜひ、今回ご紹介した構成をベースに、御社ならではの想いを込めた一通を作成してみてください。
樋野 竜乃介
夏季に向けて実施すべき空調設備の保守・洗浄
企業の持続的な成長において、オフィスや事業所の環境維持は重要な要素です。 特に、まもなく到来する夏季においては、空調設備の 適切な管理が業務効率や従業員の健康維持に不可欠となります。 今回は、夏季における空調設備、特にエアコンの 保守・洗浄の重要性とその効果について解説いたします。 顕在化しにくい空調設備の潜在的リスク 日常的に稼働しているエアコンは、その内部の汚れが表面化しにくいという特性を有しています。 しかし、知らず知らずのうちに進行する内部の汚染は、 以下のようなリスクを引き起こす可能性があります。 冷却・暖房効率の低下： 内部に堆積したホコリやカビは、空気の循環を阻害し、熱交換効率を低下させます。 これにより、設定温度への到達に時間を要し、過剰なエネルギー消費を招きます。 異臭の発生と職場環境の悪化： エアコン内部に繁殖したカビや雑菌は、不快な臭いの原因となります。 これは、従業員の集中力低下や顧客からの印象悪化につながります。 アレルギー誘発物質の拡散： カビの胞子やハウスダストは、アレルギー性疾患を 持つ従業員にとって健康リスクとなるため、 健康管理の観点からも、適切な対策が求められます。 空調設備内部汚染のメカニズム エアコン内部が汚染される主な要因は、以下の通りです。 結露による微生物の繁殖： 冷房運転時に発生する結露は、湿度を高め、カビや雑菌といった微生物の繁殖を促進します。 空気中の浮遊物質の堆積： 室内のホコリや塵は、空気の流れに乗ってエアコン内部に侵入し、 蓄積されます。 これらの堆積物は、微生物の栄養源となり、更なる汚染を招きます。 空調設備分解洗浄による効果 専門業者によるエアコン分解洗浄は、 これらの目に見えないリスクを効果的に排除し、以下の効果をもたらします。 効率的な運転によるコスト削減： 内部の汚れを除去することで、エアコン本来の性能が回復し、無駄なエネルギー消費を抑制します。 快適な職場環境の実現： 異臭の原因となる汚染物質を除去し、 清潔な空気を供給することで、従業員の快適性を向上させます。 健康リスクの低減： カビやアレルゲンを除去する ことで、従業員の健康維持に貢献し、生産性の低下を防ぎます。 設備寿命の延伸： 定期的なメンテナンスは、 エアコンへの負荷を軽減し、予期せぬ故障のリスクを低減し、設備全体の寿命を延ばします。 専門業者による分解洗浄の工程 弊社の空調設備分解洗浄サービスは、以下の工程で実施されます。 1. 精密な分解作業： エアコンのカバー、フィルター、送風ファンなど、細部に至るまで分解し、洗浄可能な状態にします。 2. 徹底的な高圧洗浄： 専用の高圧洗浄機と洗剤を用い、熱交換器や送風ファンに付着した汚れを丁寧に洗い落とします。 3. 個別部品の洗浄： 分解した各部品も、一つひとつ丁寧に洗浄し、細部の汚れを除去します。 4. 確実な組み立てと乾燥： 洗浄後の部品を丁寧に組み立て、十分に乾燥させた後、運転状況を確認し作業完了となります。 事業継続のための空調設備管理 夏季を前にしたこの時期に、空調設備の分解洗浄を 実施することは、単なる清掃に留まらず、 事業継続におけるリスク管理の一環と言えます。 快適で安全な職場環境を維持することは、 従業員のエンゲージメントを高め、生産性の向上に繋がります。 弊社の空調設備分解洗浄サービスは、 企業の皆様の持続的な成長をサポートいたします。 サービスの詳細については、 お気軽にお問い合わせください。
小濱亮介
経営マガジン”ぐっとシナレッジforEXECUTIVE vol.150″を発行しました！
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広報シナジー
内定承諾に向けたフォロー、うちはこうやってます。
内定を出しただけで「これで安心！」と思っていませんか？ 実は、そこからが本当の勝負だったりします。 特に新卒採用では、学生の選択肢がたくさんある分、 「迷っている」状態で内定をキープしているケースも少なくありません。 だからこそ、私たちは「内定承諾に向けたフォロー」をとても大切にしています。 今回は、弊社で実際に行っている２つの取り組みをご紹介します！ 1.内定出し後の面談で、不安や迷いを“見える化” 内定通知を出したあと、必ず「内定後面談」を行っています。 これはただの確認作業じゃありません。 学生の気持ちをしっかり聞き、不安や迷いがあればその場で丁寧に解消する時間です。 具体的にやっていること 「今の心境」を聞く 内定が出て嬉しい反面、不安もあったりします。 そこをフラットに聞いていきます。 懸念点を聞いて、ひとつずつ解消 給与、働き方、配属、教育制度など、 気になっていることがあれば正直に話してもらいます。 ギャップが起きないように説明 入社後の条件や制度を具体的に説明して、 イメージのズレを減らします。 曖昧な期待を生まないことが大事です。 特に新卒の方は、社会人になること自体に大きな不安があります。 だからこそ、こちらから積極的に「聞く・伝える」をセットでやっています。 2.採用メンバーや役員から、“あなたのための”メッセージ もう一つの取り組みが、 「採用理由とメッセージの伝達」です。 こんなふうに伝えています 採用メンバーからの一言メッセージ 選考で関わった社員が、「一緒に働けるのを楽しみにしてます！」といったメッセージを送ります。 LINEや手紙、動画など、手段は自由です。 役員から「なぜあなたを採用したのか」を伝える 面接で感じたこと、価値観の共通点、これからの期待などを、しっかりと言葉にして伝えています。 このメッセージが届くと、 「ちゃんと見てくれていたんだ」 「自分のことを理解してくれている」と、 内定者の表情がパッと明るくなるんです。 内定が“自分だけのもの”だと実感できる瞬間になります。 なぜ、ここまでやるのか？ 内定者にとって、内定をもらった瞬間は スタート地点ではなく「選ぶ立場」に立つタイミング。 その時に「この会社に決めよう」と納得してもらうには 「安心」と「共感」の両方が必要なんです。 安心＝不安がない、ちゃんと情報がある 共感＝この人たちと働きたい、自分を見てくれている これがそろって初めて、「内定承諾」という一歩を踏み出してもらえると、 私たちは考えています。 採用のゴールは「内定を出すこと」ではなく、「一緒に働き始めること」。 その第一歩である内定承諾を、誰よりも丁寧に 支えることが、結果的に入社後の活躍にもつながっていきます。 派手な取り組みではないけれど、 “ちゃんと向き合うこと”。 それが、シナジーの採用スタンスです。
樋野 竜乃介
特定技能の定期報告制度変更について～メリット・デメリットと登録支援機関の選び方～
はじめに 特定技能外国人の定期報告制度が 変更となりました。 この制度変更に伴い、受け入れ企業様や 登録支援機関にとってのメリット・デメリット、 そして今後どのように対応していくべきかについて解説します。 定期報告制度とは 特定技能の定期報告制度は、外国人材が適切な 労働環境で働けているかを確認するためのものです。 これまでは3ヶ月ごと（年4回）に行われ、 外国人材が適切に給与を受け取っているか、 休暇を取得できているか、無理な労働を強いられて いないかなどを確認する重要な仕組みでした。 この報告では、給与や労働時間の確認だけでなく、 外国人材の日常生活における困りごとや 法令順守の状況、また支援機関として どのようなサポートを行ったかも報告します。 例えば、銀行手続きの同行や マイナンバーカード取得の手伝いなど、 日常的なサポート内容も含まれます。 制度変更の内容 今回の変更点は主に以下の2点です。 1.報告頻度の変更： これまで3ヶ月ごと（年4回）だった報告が、1年に1回になりました。 2.面談方法の変更： これまで全ての面談は対面で行う必要がありましたが 年1回の報告時のみ対面で行い、その他の面談はオンラインでも可能になりました。 メリット 受け入れ企業にとってのメリット 書類準備の負担軽減： 賃金台帳などの準備が年1回になるため、手間が大幅に削減されます 担当者の時間的負担軽減： 特に経営者が外国人担当者の場合、面談時間の調整が楽になります コスト削減の可能性： 登録支援機関によっては報告頻度の減少に伴い、料金を見直す場合もあります 登録支援機関にとってのメリット 報告業務の効率化： 年1回の報告になることで、書類作成や提出の手間が削減されます 移動時間・コストの削減： 特に遠方の企業担当の場合、移動に関わる時間やコストが大幅に削減できます オンライン面談の許可： 対面での面談が年1回になり、その他はオンラインで可能になったことで、柔軟な支援が可能になります デメリットと懸念点 しかし、この制度変更には、 いくつかの懸念点もあります。 ①外国人材との関係性の希薄化 対面での面談が減ることで、外国人材との関係性が薄れる可能性があります。 定期的な対面での面談では、公式な質問事項以外 にも、雑談の中から様々な問題が見えてくることがあります。 オンラインだけでは捉えきれない非言語的なコミュニケーションも重要です。 ②問題の早期発見機会の減少 報告が年1回になることで、外国人材が抱える問題や 企業とのミスマッチを早期に発見する機会が減少します。 これは結果的に離職や転職のリスク増加につながる可能性があります。 ③サポート品質の格差拡大 報告頻度の減少により、登録支援機関間の サポート品質の格差が広がる可能性があります。 外国人サポートの頻度や面談方法を簡素化させて 価格訴求型の対応を行う機関と、 従来通りのサポートを今後も継続する機関との差がより明確になるでしょう。 株式会社シナジーの方針 私たち株式会社シナジーでは、 制度が変更されたからといって、すぐにサポート内容を変更するつもりはありません。 当面の間は、これまで通り3ヶ月ごとに面談を行い、給与や労働条件の確認もこれまで通り行っていきます。 その理由は単純です。定期報告の目的は 単なる報告義務を果たすことではなく、 外国人材と受け入れ企業の関係を適切に管理し、 問題を早期に発見・解決することにあると考えているからです。 3ヶ月という期間は、この目的を達成するために適切な間隔だと考えています。 ただし、企業様のご要望や状況に応じて、 より効率的な方法を検討することも可能です。 重要なのは、外国人材へのサポート品質を落とさないことです。 登録支援機関の選び方 - 価格だけで判断しないために 外国人材を受け入れる際の登録支援機関選びは、 特定技能の期間（最大5年間）を考えると非常に重要な決断です。 制度変更によって料金を下げる機関も出てくるかも しれませんが、価格だけで判断することはおすすめできません。 実際に弊社の得意先様についても、コスト重視で 支援機関に依頼した結果、受入企業様に 思った以上の負担と手間が掛かったため、 地元の業者であるシナジーの依頼したという話もいくつかありました。 そういったことにならないように、以下のポイントを確認してください。 1. 具体的なサポート内容を確認する 実際にどこまでサポートしてくれるのかを具体的に確認しましょう。 例えば以下のような項目が考えられます。 入国時の手続きはどこまでサポートしてくれるか 入管への書類提出は代行してくれるか 市役所や銀行での手続きに同行してくれるか 生活に必要な買い物などのサポートはあるか 2. 緊急時の対応力を確認する こちらは実際にあったお話です。 ある外国人が広島空港に夜遅く到着した際、 当初の予定では会社の寮にそのまま案内する予定 でしたが、到着が遅くなったため、急遽空港近くの ホテルを手配し、翌朝に会社へ案内するという対応をしました。 このような予定外の事態にも柔軟に対応できる機関かどうかは重要なポイントです。 3. 距離的な問題を考慮する 登録支援機関が遠方にある場合、緊急時の対応や 日常的なサポートが難しくなる可能性があります。 特に初めて日本に来る外国人材には、様々な場面で サポートが必要になります。 地理的に近ければすべての問題が解決できる という訳ではありませんが、遠ければいざという時に 物理的に対応ができない事があるのも事実です。 たとえ距離が遠くても、緊急時に対応可能な体制を 持っている機関を選ぶことが望ましいでしょう。 おわりに 特定技能の定期報告制度の変更は、 企業や登録支援機関にとって業務の効率化という メリットをもたらしますが、外国人材との関係性維持や 問題の早期発見という点では課題も残されています。 最終的に大切なのは、制度変更に振り回されず、 外国人人材が安心して働き、生活できる環境を整えることです。 そのためには、単に報告義務を果たすだけでなく、継続的で質の高いサポートを提供することが重要です。 外国人採用はシナジーにお任せください！ 私たち株式会社シナジーは、これからも外国人材と 受け入れ企業の橋渡し役として、質の高いサポートを提供していきます。 特定技能外国人の採用や支援についてご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
広報シナジー
その清掃、本業の妨げになっていませんか？～日常清掃の外部委託で、業務効率と職場環境を同時に改善～
日々の清掃業務で、こんなお悩みはありませんか？ 従業員が清掃しており、残業が増えている 自社で掃除しているが、なかなか綺麗にならない 見落としが多く、清掃レベルにバラつきがある 業務が忙しく、清掃まで手が回らない こうした状況は、働く環境だけでなく、 社員のモチベーションや企業の印象にも影響を及ぼします。 そんな時こそ、シナジーの日常清掃サービスをご活用ください。 弊社では、トイレや共用部、通路の落ち葉清掃、 会議室など、施設内外のあらゆるエリアを対象に、 決められた日時で定期的に清掃を実施しています。 社員の手を煩わせることなく、常に清潔で快適な 環境を保つことで、本来の業務に集中できる職場を実現します。 シナジーに依頼するメリット 社員の清掃業務をゼロに → 残業削減＆業務集中 作業報告書の提出で進捗と品質を可視化 時間とコストを抑え、清掃レベルも安定 清掃に加え、洗車・給油・配達物の配送などの ”＋α業務”にも対応 対応実績 工場・事務所・病院・マンションなど、多種多様な施設で清掃実績があります。 お客様からはこんな声も寄せられています。 「清掃スタッフの丁寧な対応に、現場全体が 高く評価しています」 「いつも清潔な会議室で、お客様を迎えるのに 自信が持てるようになりました」 「従業員のモチベーションが上がり、 社長も大変喜んでいます」 ご依頼の流れ 1.ご相談 ２.現地調査・ヒアリング ３.お見積り 4.ご契約 5.作業開始（最短1週間） よくあるご質問 Q.清掃費用はどれくらいですか？ →作業内容や面積によって異なりますが、 まずは無料でお見積りいたします。 Q.いつから始められますか？ →最短1週間でスタート可能です。 急ぎの対応もご相談ください。 「清掃に人手を割くのは、そろそろ限界…」 そんなときは、私たちシナジーにご相談ください。 清掃＋αのサポートで、貴社の業務をよりスムーズに、 効率的に支えてまいります。
小濱亮介
新入社員教育のポイントと効果的な進め方
4月は新たな生活が始まる季節です。 企業にとっても、新入社員を迎え入れる 大切な時期です。 これからの成長を支えるために、 効果的な研修を実施し、即戦力となる人材に育てていくことが求められます。 今回は、実際に弊社ではどのように新入社員教育を 行なっているのか紹介いたします。 必要なスキルの洗い出し まずは、新入社員に身につけてほしいスキルや知識を洗い出します。 ビジネスマナー （挨拶・メール・電話対応・名刺交換など） コミュニケーション能力 （報告・連絡・相談の徹底） 基本的なPCスキル （Excel・Word・社内システムの使用） 業務知識 （自社のビジネスモデルや商品・サービスの理解） 課題解決力 （問題が発生した際の対応方法を学ぶ） など これらのスキルを効率的に習得できるよう、研修内容を設計していきます。 効率的な研修スケジュールの立案 新入社員研修は、段階的に学べるスケジュールを組むことがポイントです。 理想の状態をいつまでに作りたいかを設定し、 スケジュールを立案していきます。 第1週：基礎研修（導入・社会人マナー） 会社概要・事業内容の説明 ビジネスマナー （挨拶・名刺交換・メール・電話対応） 社内ルール・システムの使い方 第2〜3週：業務基礎研修 業務の流れを学ぶ （動画・マニュアルを活用） 実際の業務をシミュレーション （簡単なタスクをやってみる） OJT （先輩社員がサポートしながら実務体験） 第4週：振り返り＆実務テスト 研修内容の復習 確認テストを実施し、理解度をチェック 研修後のフィードバックと今後の課題設定 このように基礎から応用へとステップを踏むことで、 新入社員のスムーズな業務習得をサポートできます。 テストで基準を設け理解度を可視化 研修の成果を測るために、定期的にテストを実施することも重要です。 例えば、以下のような基準を設けると効果的です。 ビジネスマナーテスト （名刺交換やメールの作成を実践） 業務知識テスト （社内システムや業務の流れを問う） ロールプレイング （上司や先輩社員との模擬業務） これらをクリアすることで、研修 の達成度を可視化し 個々の課題 を明確にできます。 新入社員研修は、企業文化を伝え、スキルを身につけてもらう重要な機会です。 効率的な研修スケジュールを組み、テストで習熟度を 測りながら、動画やマニュアルを活用することで、 教育コストを抑えつつ、 質の高い研修を実現できます。 これからの時代に合わせた研修方法を取り入れ、 新入社員の成長を しっかりサポートしていきましょう。
樋野 竜乃介
支援開始から4ヶ月、無料媒体のみで、3職種で採用に成功！ “任せる”ことで見えた余裕と可能性。採用が、前向きになれた瞬間
キッタカホンダ販売株式会社 専務取締役 橘高 智一 様 キッタカホンダ販売株式会社様は、広島県東広島市安芸津町に本社を構え、 新車・中古車の販売から、車検・点検・整備・修理まで、地域のお客様のカーライフを幅広く支えている自動車販売・整備会社です。 “地球環境の保全”を最重要課題と位置づけ、地域の方々に寄り添いながら、お客様に喜ばれるグリーンディーラーを目指しておられます。 今回は、どのような経緯でシナジーに依頼されたのか、そして今後の展望についてお話を伺いました。 キッタカホンダ販売株式会社様 HPはこちらから シナジーのサービスを利用される前の採用活動の課題は何でしたか？ シナジーさんを利用する前は、会社のホームページ上で募集を掲載していました。 とはいえ、あくまで「応募があればいいな」程度のもので、本格的な採用活動ではありませんでした。 本格的な募集を検討した背景には、ありがたいことにお客様からのご依頼が増え、現状の人員では対応しきれないという課題がありました。 また、今後の経営体制を見据え、私自身を含めた経営陣がコア業務に集中できるよう、業務の一部を分担していく必要があり、そのための人材確保が必要でした。 数あるサービスの中から、シナジーをお選びいただいた経緯 シナジーさんを知ったのは、あるビジネスマッチのイベントの場でした。 自社の課題を共有する機会があり、その場でシナジーの大武マネージャーからが採用に関する支援をしていることを伺ったのがきっかけです。 コロナ禍には、複数の求人媒体などのサービスの話も伺いましたが、首都圏の企業様が多く、打ち合わせもすべてオンラインでした。 安芸津という地場の空気感や町の雰囲気を知らない方にお任せするのは不安があり、当時は契約に至りませんでした。 その点、シナジーさんは同じ広島県の企業であり、当社が地域の方々とのつながりを大切にしていることも理解してくださり、安心してお任せできると感じ、契約を決めました。 シナジーのサービスを導入されて印象的だった部分や、良かった点はなんですか？ 正直、どのように採用活動を進めていけばいいのか分からず、困っていました。 これまで本格的な採用活動から長らく離れていたこともあり、どんな手法があるのか、今のトレンドや自社にとって最適な進め方が見えていませんでした。 そんな中、シナジーさんは当社の意見や状況を丁寧にくみ取って進めてくださり、媒体の手続きなど、自分たちでは手が回らない部分までしっかりサポートしてくれました。 また、現状に合わせた採用アドバイスも的確で、安心してお任せすることができました。 シナジーが支援に入ったことで、どのような採用成果が得られましたか？ 無料媒体を活用して、接客事務1名、営業職1名が入社。さらに、自動車整備士1名の内定承諾待ちという結果を得ることができました。 当初は、同じメーカーの車種を扱う他店との差別化が難しく、市街に人が流れる中で「どこに求人を出すか」ばかりを気にしていました。 しかし、支援を受ける中で「どんな人に働いてほしいのか」「どんな価値を届けていきたいのか」といった根本的な部分を深掘りすることで、採用設計の重要性に気づくことができました。 採用活動を行っていく中で、大事にしていた考え方・価値観はありますか？ 採用で重視していたのは、「長く働いていただけるかどうか」です。 以前は10ヶ月や1年ほどで辞めてしまうケースがあり、なかなか定着しにくい状況が続いていました。 だからこそ、「この先、長く一緒に働いていける人かどうか」を大切に見ています。 また、スキルや経歴以上に、その人の“人間味”や“やる気”を重視しています。 当社には古くからのお客様が多く、お客様との距離も非常に近いです。 そのため、システム的なやり取りではなく、温かみのある、気持ちが通じ合うようなコミュニケーションが求められる場面も多くあります。 そういった意味でも、「どんな人を採用するか」だけでなく、「この先、どんな会社でありたいか」を見据えた採用が必要だと感じています。 今後どのようなビジョンを描いていらっしゃいますか？ 私自身、今年で40歳になりました。 当社はすでに80年近い歴史がありますが、これから先は“100年続く企業”を本気で目指していきたいと考えています。 現在、世界情勢は不安定ですし、自動車業界も大きな転換期を迎えています。 関税の問題ひとつを取っても、数年前とは状況がまったく異なり、何が起こるかわからない時代です。 だからこそ、自分たちの強みとは何か、地域のお客様にどう必要とされてきたのか、そういった原点を改めて見つめ直すことが必要だと思っています。 その上で、時代に合った柔軟性を持ちながら、100年企業という大きな目標に向かって進んでいきたいです。
synergy-admin
最先端AIから夏フェスまで！進撃の警備会社とは？！
今回は弊社のグループ会社である 株式会社シナジーコミュニケーションズについて ご紹介します。 シナジーコミュニケーションズでは、警備業を中心として 活動をしています。 「人材不足だ」と特にブルーワーカーは言われているように 警備業界は深刻な人材不足と労働者の高齢化が進んで いますが、そんな中でシナジーコミュニケーションズには 警備員が約100名在籍しており、平均年齢40歳という 若手からベテランまで在籍している バランスの取れた会社です。 広島県や山口県を中心に活動しております。 もし街中で青い制服を見かけたら、 それは弊社の警備員かもしれません。 警備業務には、施設警備業務、交通誘導警備業務、 危険物等運搬業務、身辺警備業務などがあります。 シナジーコミュニケーションズは主に交通誘導警備業務を 中心に、施設警備業務も展開しております。 警備隊員が安定した生活を送れるよう、 給与水準と待遇の向上を実施しており、また、 働きやすい環境づくりに注力しています。 その結果、警備隊員の仕事へのやりがいが高まり、 サービス品質を大きく向上することができました。 交通誘導警備業務は、高速道路や一般道路の工事現場での 警備に加え、 夏フェス、イベント、花火大会などの 雑踏警備まで、幅広く対応してい ます。 毎年8月には四国最大級の夏フェス『MONSTER bash』の 警備も担当。 フェス会場の中心で、来場者の安全確保に 笑顔で取り組む警備員の姿が 見られます。 近年、片側交互通行の分野には AI化の波が押し寄せています。 2023年7月、私たちは広島県で初めてAI交通制御システムを 使用した 片側交互通行を実現しました。 これからも、世に必要とされるサービスを目指して、 活気ある会社づくりに尽力してまいります。 警備に関するお問い合わせは、お気軽に弊社まで ご連絡ください。
小濱亮介
特定技能の定期報告とは？提出手続きをわかりやすく解説！
特定技能外国人の受け入れを始めた企業にとって、１年ごとの定期報告は避けて通れない重要な業務です。 特定技能に関する報告は、企業が外国人従業員の受け入れ状況や労働環境について、出入国在留管理庁へ定期的に報告することが義務付けられています。これまで四半期ごと（年4回）の提出が求められていた定期届出は、2025年4月から「年1回」へと変更されました。 本記事では、定期報告の基本的な内容やその重要性を解説する前に、まず今回の制度変更のポイントについてご紹介します。その後、定期報告の概要や改正内容について、詳しく解説していきます。 定期報告の変更点 定期届出の提出が「年1回」に変更！ これまで四半期ごと（年4回）の提出が必要だった定期届出は、2025年4月1日から「年1回」の提出へと変更されます。 新制度スタート：2025年4月1日〜 初回の提出期間：2026年4月1日〜5月31日 この変更により、報告業務の簡素化が期待される一方で、1回の報告に必要な情報量が増える可能性もあるため、日々の記録や管理体制をしっかり整えておくことが重要です。 注意点：旧制度（2025年度分）の提出も必要！ 新制度が始まるとはいえ、2025年度第4四半期（旧制度分）の届出は、2025年4月15日までに提出が必要です。制度移行期は、うっかり提出漏れが起きやすいため、スケジュールの確認をお忘れなく！ オンライン面談が可能に！ 今回の改正では、定期面談についても大きな変更がありました。これまで「対面のみ」とされていた定期面談が、条件付きで「オンライン対応可」となります。 ■ オンライン面談の主なルール 面談対象者の事前同意が必要 面談の録画・保存が義務付けられる（一定期間） 年一回以上の対面面談が望ましい 初回面談は対面での実施が望ましい オンライン面談が可能になることで、遠方に住む技能実習生や、スケジュール調整が難しいケースでも柔軟に対応できるようになります。 ただし、運用にはルールがあるため、今後公表されるガイドラインを確認のうえ、適切な対応が必要です。 制度の見直しによって、現場にとっての業務負担は軽くなりつつも、新たに求められる対応も出てきます。支援機関や受入れ企業としては、制度の趣旨を理解しつつ、引き続き安心して働ける環境づくりに努めていきたいですね。 特定技能の「定期報告」とは何か 定期報告の目的と意義 特定技能の定期報告は、外国人従業員の適切な管理と支援を確保するための重要な手段です。この報告により、企業は特定技能外国人の労働条件、健康、福祉の状況を出入国在留管理庁に定期的に提供することが求められます。目的は、外国人従業員が日本で公正な待遇を受け、適切な労働環境のもとで働けるようにすることです。 定期報告は、特定技能外国人の受け入れ企業が直面する可能性のある課題や問題を早期に特定し、解決策を見つけるための基盤を提供します。 また、報告プロセスを通じて、企業は自社の管理体制や支援体制を見直し、改善する機会を得ることができます。 報告の内容には、以下のような項目が含まれます。 外国人従業員の雇用状況 給与の支払い状況 健康状態 労働条件 など これらの情報は、出入国在留管理庁が特定技能外国人の受け入れ状況を監視し、必要に応じて支援や指導を行うための重要なデータとなります。 定期報告は、単なる形式的な手続きではなく、特定技能外国人と受け入れ企業双方の利益を守るための重要なプロセスです。適切な報告を行うことで、企業は外国人従業員の権利を保護し、良好な労働環境を維持することができるのです。 定期報告の対象となる外国人とは 定期報告の対象となるのは、特定技能ビザを持つ外国人従業員です。このビザは、特定の技能を持つ外国人が日本で働くことを可能にするもので、介護、建設、農業など、日本国内で人手不足が顕著な分野での就労が認められています。 特定技能について理解を深めたい方は、こちらの記事をご覧ください。 [blogcard url="https://www.kk-synergy.co.jp/saiyo/567806/"] 対象となる外国人は、日本での就労を開始してから四半期ごとに、その就労状況や生活状況に関する情報を受け入れ企業を通じて報告する必要があります。 報告を怠ることによる罰則 報告を怠った場合の罰則は、特定技能外国人の受け入れを行う企業にとって重大な影響を及ぼす可能性があります。報告義務を怠ると、出入国在留管理庁からの指導や警告を受けることになり、最悪の場合、特定技能外国人を受け入れる資格を失うこともあるのです。 このような罰則は、特定技能外国人の適切な管理と支援を確保するためのものであり、企業がこの義務を真摯に受け止め、適切な報告を行うことの重要性を強調しています。定期的な報告を通じて、企業は外国人従業員の労働環境や生活状況に関する問題を早期に発見し、改善策を講じることが可能となります。 特定技能の定期報告にも関わる「登録支援機関」とは 特定技能外国人の受け入れにおいて、登録支援機関の役割は非常に重要です。これらの機関は、外国人従業員と受け入れ企業の間で円滑なコミュニケーションを促進し、定期報告のプロセスをサポートします。このセクションでは、登録支援機関がどのようにして特定技能外国人と受け入れ企業を支援するのかを掘り下げていきます。 登録支援機関の役割と責任 登録支援機関は、特定技能外国人の受け入れ企業と外国人従業員の間に立ち、双方が直面する可能性のある課題を解決するためのサポートをします。これらの機関の主な役割は、外国人従業員が日本での生活と仕事にスムーズに適応できるようにすることです。 登録支援機関は、外国人従業員が適切な労働条件のもとで働けるように、また、彼らが直面する可能性のある問題や不安に対処できるように、さまざまなサポートを提供します。支援の一例は以下の通りです。 言語の壁を越えたコミュニケーションのサポート 生活面でのアドバイス 法的手続きの支援 など また、登録支援機関は定期報告のプロセスにおいても重要な役割を果たします。これらの機関は、報告書の作成や提出に関するアドバイスをし、必要な書類が正確に、そして期限内に提出されるように支援するのです。 このようにして、登録支援機関は特定技能外国人と受け入れ企業の橋渡し役として機能し、双方の利益を守るための重要な役割を担っています。 登録支援機関が行う面談 登録支援機関による面談は、外国人従業員の就労状況や生活状況を把握し、彼らが直面している問題を特定するための重要な手段です。面談を通じて、登録支援機関は外国人従業員の声を直接聞き、必要に応じて適切なサポートやアドバイスを提供することができます。 面談では、労働条件、健康状態、生活環境、職場での人間関係など、外国人従業員の幅広い側面について話し合います。このプロセスは、外国人従業員が直面する可能性のある問題を早期に特定し、解決策を見つけるために不可欠です。 また、面談の結果は定期報告の作成にも役立ち、出入国在留管理庁への報告内容をより正確かつ詳細にすることができます。 特定技能の定期報告の作成と提出 特定技能の定期報告は、外国人従業員の受け入れ状況を適切に管理し、報告するための重要なプロセスです。このセクションでは、報告書の作成と提出に必要な手順、サポートを受ける場合と自社で行う場合の必要書類、そして提出方法について説明します。 登録支援機関の支援を受けている場合の必要書類 登録支援機関の支援を受けている場合、定期報告のプロセスは大きく簡略化されます。登録支援機関は、報告書の作成から提出までの手続きをサポートし、必要な書類の準備や提出方法に関するアドバイスをしてくれるからです。必要書類には、特定技能外国人の受入れ状況、給与の支払い状況、労働条件、健康状態などに関する情報が含まれます。 登録支援機関は、これらの情報を収集し、適切な形式で報告書を作成します。また、報告書には、外国人従業員の就労状況や生活環境に関する変更があった場合の詳細も含めなければなりません。登録支援機関は、これらの情報を正確に、かつ期限内に出入国在留管理庁に提出するためのサポートをしてくれます。 自社で支援を実施している場合の必要書類 自社で支援を実施している場合、定期報告の責任は完全に企業に委ねられます。この場合、企業は特定技能外国人の受入れ状況に関する全ての情報を自ら収集し、報告書を作成しなければなりません。必要書類には、受入れ状況、給与の支払い状況、労働条件、健康状態、そして任意で外国人従業員の満足度や職場での経験に関するフィードバックが含まれます。 企業は、これらの情報を適切な形式で報告書にまとめ、出入国在留管理庁に提出する必要があります。 定期報告書の書き方と提出方法 定期報告書の書き方には、出入国在留管理庁が提供する指定のフォーマットやガイドラインに従うことが求められます。報告書には、１年ごとの外国人従業員の就労状況や生活環境に関する詳細な情報を明確に記載しなければなりません。また、報告書は、指定された提出期限内に出入国在留管理庁に提出する必要があります。 提出方法は、「郵送」「オンライン提出」「窓口への持ち込み」のいずれかです。最近では、オンラインでの提出が推奨されており、これによりプロセスの効率化と迅速化が図られています。企業は、出入国在留管理庁のウェブサイトで提供されるオンラインシステムを利用して、報告書を簡単に提出することができます。 提出期限と問題が発生した際の対処法 提出期限は、翌年度の4月1日～5月31日に設定されます。企業はこの期限を厳守することが求められますが、万が一提出が遅れる場合は、速やかに出入国在留管理庁に連絡し、対処法を相談しなければまりません。問題が発生した場合、出入国在留管理庁は通常、企業に対して指導やアドバイスを提供し、問題解決に向けて協力します。 定期報告は、特定技能外国人の適切な管理と支援を確保するために非常に重要です。企業は、このプロセスを真摯に受け止め、適切な報告を行うことで、外国人従業員の権利と福祉を守る責任があります。 特定技能「定期報告」の書類作成のポイント 定期報告の書類作成は、特定技能外国人の適切な管理と支援のために重要なプロセスです。このセクションでは、報酬や賃金台帳の記載内容、書類作成時のチェックポイント、そして書類の保存と管理の重要性について、具体的なポイントを解説します。 報酬や賃金台帳の記載内容と注意事項 報酬や賃金台帳の記載内容は、特定技能外国人の労働条件の透明性を保証する上で非常に重要です。報酬の部分には、基本給、残業手当、その他の手当など、外国人従業員が受け取る全ての報酬を詳細に記載する必要があります。賃金台帳には、支払われた報酬の日付、金額、そして支払いの根拠となる労働時間などが明確に記録されていなければなりません。 記載する際の注意事項としては、全ての情報が正確であることを確認することが挙げられます。また、賃金の不公平が生じないように、特定技能外国人と同様の業務を行う日本人従業員との間での報酬の比較も重要です。この比較を通じて、外国人従業員が公正な待遇を受けていることを保証することができます。 書類作成時のチェックポイント 書類作成時には、いくつかのチェックポイントがあります。 まず、提出する書類が出入国在留管理庁の要求するフォーマットに沿っているかを確認することが重要です。また、提出する情報が最新のものであること、そして全ての必要なセクションが完全に記入されていることを確認する必要があります。 さらに、書類作成時には、外国人従業員のプライバシーを尊重し、個人情報の保護に十分注意を払うことが求められます。個人情報の取り扱いに関しては、適切なセキュリティ対策を講じ、不必要な情報の開示を避けることが重要です。 書類の保存と管理の重要性 書類の保存と管理は、将来的に発生するかもしれない問題に対処するためにも重要です。定期報告に関連する書類は、指定された期間（通常は少なくとも5年間）保存する必要があります。これにより、出入国在留管理庁からの問い合わせに対して迅速に対応することができます。 書類の管理においては、情報の機密性を保持するための適切な措置を講じることが重要です。電子的に保存する場合には、データのバックアップを定期的に取り、不正アクセスから保護するためのセキュリティ対策を施しましょう。 定期報告の書類作成と管理は、特定技能外国人の適切なサポートと保護を確保するために不可欠なプロセスです。企業は、これらのポイントを遵守することで、外国人従業員との信頼関係を築き、彼らが安心して働ける環境を提供することができます。 定期報告が４半期から１年単位に代わったことによるメリット・デメリット 2025年4月の制度改正により、これまで四半期（年4回）ごとに行われていた「特定技能の定期報告」が、年1回の提出に変更されました。 この変更によってどのようなメリット・デメリットがあるのかを整理してみたいと思います。 年1回になったことによる【メリット】 1. 書類準備の負担が軽減！ これまで年に4回提出が必要だった定期報告が1回になったことで、報告書類の準備にかかる事務負担が大幅に軽減されました。支援機関・受入れ機関にとっては、手続きの簡素化は非常に大きなメリットといえるでしょう。 2. 面談のオンライン化で、場所の制約が軽減 定期面談がオンラインでも実施可能となったことで、遠方に住む特定技能外国人とのコミュニケーションがスムーズに。 移動の手間も省け、柔軟な対応が可能になりました。 ※定期面談については引き続き3か月に1回以上行う必要がございます。（オンラインでの面談も可能ですが一定に条件がございます。また1年に1回以上は対面での面談が望ましいとされています。また受入れ後初めての面談、および面談担当者変更後初めての面談については対面による面談を実施する事が望まれます。） 一方で気になる【デメリット】も… 1. 顔を合わせる機会の減少による影響 対面型の定期面談が減る事で直接顔を合わせて話す機会が減るものと考えられます。これまでは対面の中で、特定技能外国人の体調や生活の変化、仕事の悩みなど“見えにくい問題”にも気付ける大切な時間となっていましたが、今後はそういた部分が見えにくくなる恐れがございますので、これまでとは違ったコミュニケーション方法を取る事で細やかな変化をキャッチする必要がございます。 2. 日本語学習の機会が減少する可能性も 面談では業務以外の話題、例えば休日の過ごし方や家族のことなど、日常生活に関する会話も行っていました。これらのやりとりが、日本語を実践的に使う場としても機能しているため、面談がオンライン化する事で内容が簡易化し日本語学習の機会が減ってしまう可能性もあります。 こうしたメリット・デメリットを踏まえ支援の質を維持しつつ、制度の柔軟性を上手に活かしていくことが、今後より重要になっていきそうです。 オンライン化する事で想定されるリスクを避ける為にシナジーとしては当面の間、これまで通り四半期ごとに対面式の面談を行います。 まとめ この記事では、特定技能の定期報告について、その重要性から具体的な作成・提出プロセスに至るまで、企業の採用担当者や人事部の方々が理解すべき要点を解説しました。以下にその要点をまとめます。 特定技能の「定期報告」とは何か：特定技能外国人の受け入れ状況を出入国在留管理庁に報告する義務付けられたプロセスです。この報告は、外国人従業員の適切な管理と支援を確保するために重要です。 登録支援機関の役割：登録支援機関は、特定技能外国人と受け入れ企業の間で円滑なコミュニケーションを促進し、四半期報告のプロセスをサポートします。 定期報告の作成と提出：報告書の作成には、外国人従業員の受け入れ状況、給与の支払い状況、労働条件などに関する情報が必要です。提出方法には、郵送やオンライン提出、窓口への持ち込みがあります。 書類作成のポイント：報酬や賃金台帳の記載内容には、全ての報酬を詳細に記載する必要があります。書類作成時のチェックポイントには、フォーマットの確認や情報の正確性が含まれます。書類の保存と管理は、将来的な問題に対処するために重要です。 このガイドを通じて、特定技能の定期報告に関する理解を深め、適切な手続きの実施を支援することを目指しました。適切な報告を行うことで、企業は外国人従業員の権利と福祉を守り、良好な労働環境を維持することができます。特定技能外国人の受け入れと管理に関わるすべての方々が、この記事を参考にして、責任を持って対応していただければ幸いです。 よくある質問 Q1: 特定技能の定期報告にはどのような必要書類がありますか？ A1: 特定技能の定期報告には、以下の必要書類が含まれます。 受入れ・活動状況に係る届出書 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況（参考様式第3-6号別紙） 賃金台帳の写し 報酬支払証明書 これらの書類は、外国人従業員の労働条件、給与の支払い状況、健康状態などを報告するために必要です。 Q2: 特定技能の定期報告で「3-6」とは何を指しますか？ A2: 「3-6」とは、特定技能外国人の受入れ状況や報酬の支払い状況を報告するための参考様式のことを指します。この様式は、1年ごとの報告において、企業が出入国在留管理庁に提出する必要がある書類の一つです。 Q3: 「3-6別紙」とは具体的にどのような内容を含む書類ですか？ A3: 「3-6別紙」は、特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況を詳細に記載するための書類です。ここには、外国人従業員の氏名、生年月日、性別、国籍、住所、在留カード番号、活動日数、給与額など、具体的な就労情報が含まれます。 Q4: 特定技能の定期面談とは何ですか？どのように実施すべきですか？ A4: 特定技能の定期面談は、外国人従業員の就労状況や生活状況を把握し、彼らが直面する可能性のある問題を早期に特定するために行われます。面談は、登録支援機関または企業によって3ヶ月に1回以上実施され、外国人従業員の健康状態、労働条件、生活環境などについて話し合います。 Q5: 特定技能の定期報告はオンラインで提出できますか？その方法は？ A5: はい、特定技能の定期報告はオンラインで提出することが可能です。出入国在留管理庁は、オンラインでの提出を推奨しており、そのためのシステムを提供しています。企業は、出入国在留管理庁のウェブサイトにアクセスし、必要な書類をデジタル形式でアップロードすることで、報告書を提出できます。オンライン提出には、ログインIDとパスワードが必要になる場合があるため、事前に登録手続きを完了させておくことが重要です。
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